Официальные требования к деловым письмам

Содержание:

Официальные требования к деловым письмам

К деловому письму как основному инструменту бизнес-общения предъявляются, прежде всего, требования конкретности и рациональности. Это обусловлено и самой средой, и сложившимися внутри нее нормами. Казалось бы, причем здесь красота, и как она может относиться к деловому письму?

Красота в общепризнанном понимании — это гармония всех составляющих предмета или явления. В этом смысле красота делового письма состоит в гармоничном сочетании стиля, содержания и смысла. Красивое деловое письмо в большей степени обращает на себя внимание адресата. Давно известно свойство красоты вызывать эстетическое и эмоционально удовлетворение. Привлекая к себе внимание, несмотря на жесткие нормы и требования, красивое деловое письмо способно в большей степени достигнуть поставленных целей, чем стандартизированное.

Итак, как же добиться красоты и вместе с тем лаконичности делового письма?

Прежде всего — стиль. Употребление устоявшихся выражений, характеризующих официально-деловой стиль, — самый простой способ соответствовать ему. «Сообщаем, что…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Убедительно просим Вас (дать ответ, не задерживать решение)» и тому подобное. Казалось бы, нет ничего проще, чем соединить три вышеупомянутых характеристики, используя набор общепринятых или даже утвержденных ГОСТом формулировок и фраз. И это прекрасно удается, особенно если необходимо написать простой текст.

Когда же деловое письмо становится многозадачным, то есть от него одновременно требуется и предоставление информации, и выражение отношения, и личная просьба, наличие письменных клише облегчает работу, но полностью полагаться на них не стоит. Во-первых, их изобилие может повлиять на остроту восприятия информации или, выражаясь разговорным языком, добавить «воды» в текст: «За счет улучшения организации погашения задолженности по выплате зарплаты, компания добилась улучшения культуры обслуживания покупателей, что в свою очередь повлияло на увеличение товарооборота и показатели валовой прибыли». То же самое можно выразить гораздо конкретнее и проще: «Своевременная выплата заработной платы повлияла на качество обслуживания покупателей, что отразилось на увеличении товарооборота и росте валовой прибыли».

Во-вторых, даже стандартные, однозначно воспринимаемые в деловой среде фразы, требуют особого внимания в употреблении, особенно в эмоционально окрашенных смысловых блоках официальных писем. Эмоциональная окраска в деловой переписке носит скорее характер вежливости и «очеловечивания» достаточно сухого официально-делового стиля. Бояться ее не стоит, но и злоупотреблять также не следует.

Эмоционально окрашенные слова и фразы могут придать позитивный или негативный акцент тексту, в зависимости от ситуации и целей.

Формализованная формулировка: «Выражаем благодарность Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

Эмоционально-окрашенная формулировка (позитив): «Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

Формализованная формулировка: «Если Ваша позиция по указанным пунктам Приложения не будет пересмотрена, мы будем вынуждены отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

Эмоционально-окрашенная формулировка (негатив): «В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

В обоих примерах сохранен стиль официально-деловой переписки. При этом с помощью стандартных для данного стиля фраз передано отношение к событиям.
Наличие в одном письме смысловых блоков разной эмоциональной окраски — уже давно норма, иллюстрирующая знание и соблюдение правил делового этикета.

Например, выражение в позитивном ключе уважения к адресату и высказывание своих реальных проблем или опасений уже в негативе: «Мы очень благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за активный поиск компромисса в вопросе о размере аванса. К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (…% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше . %».

Содержательная точность письма — одна из важных составляющих лаконичности и совершенства. Факты, аргументация, логичность — все это знакомо тем, кто ведет деловую переписку. Добиться максимальной информативности и доходчивости тут поможет простота изложения. Оправданное официально-деловым стилем, утяжеление схемы «подлежащее + сказуемое», конечно, не изменяет содержание и смысла, но не всегда делает текст конкретным и простым для понимания.

Предложение «Это усложняет и запутывает учет, увеличивает издержки» понятнее и гармоничнее, чем «Это приводит к усложнению и запутыванию учета, а также способствует увеличению издержек». Надуманные, многосложные речевые конструкции, много слов там, где вполне можно употребить одно, нагружают и без того непростой официально деловой текст: «Наши сотрудники осуществляют работу» — «Наши сотрудники работают»; «Та часть помещения, которая представляет собой офисную часть» — «Офисная часть помещения»; «Осуществив возвращение» — « Возвратив (Возврат)». Кроме того, языковое разнообразие позволят находить нейтральные замены, вполне подходящие по стилю: «заблаговременно — заранее», «произошло происшествие — случилось», «инцидент — происшествие», «адекватно — равноценно». Если же есть необходимость, наоборот, придать письму важности и значимости, то к упрощению можно не прибегать. Главное, не допускать совсем серьезных ошибок в словоупотреблении и следить за правильным применением слов, наиболее часто используемых в официально деловом стиле. Вот примеры, на которые следует обратить особое внимание: «свободная вакансия» (вакансия — свободная, незамещенная должность); «прейскурант цен» (прейскурант — список цен); «странный парадокс» (парадокс и есть странное явление или мнение); «в апреле месяце» (в слове апрель уже заключено понятие месяца); «впервые знакомиться» (знакомство и есть первая встреча).

Цель или смысл письма определяет и содержание, и стиль. Несмотря на то, что существует ряд серьезных требований к деловым письмам коммерческого и некоммерческого характера, объединить их в единый жесткий комплекс не представляется возможным. Цели, задачи и нюансы ситуации каждый раз диктуют свои условия для создания делового послания. Лингвисты и психолингвисты рекомендуют каждый раз перед написанием задавать себе вопрос: «Что я хочу сказать этим письмом?» или «Что мне необходимо сказать этим письмом адресату?». Закончив текст, хорошо бы перечитать его и попытаться поставить себя на место получателя. Он прочитает именно то, что вы хотели сказать? Если все совпадает, можно отправлять. Но если задумано одно, а получается совсем другое, стоит обратить внимание на слова и выражения, меняющие смысл послания. Дьявол, как говорится, в деталях. Возьмем две фразы, написанные клиенту, которого компания не готова потерять: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «Ваша просьба не может быть удовлетворена». Прочитав их, становится очевидно, что первая фраза является более предпочтительной, как с точки зрения делового этикета, так и с точки зрения цели. Она выражает большее уважение к адресату, «очеловечивает» послание, подчеркивает важность и значимость клиента, сообщает об отношении пишущего к ситуации. Использование второй фразы больше подойдет для письма, где цель удержать клиента-адресата не стоит. Вводные слова и правильно подобранные глаголы особенно важны в так называемых коммерческих письмах или письмах с намерением: письма-предложения, письма-презентации, письма-просьбы, письма-рекламации, от которых ждут побуждения адресата к какому либо действию. Фразы «Просим Вас рассмотреть наше коммерческое предложение» и «Предлагаем Вам рассмотреть наше коммерческое предложение» имеют совершено разный смысловой и эмоциональный посыл благодаря одному слову. Порой неправильно выбранное слово может исказить смысл письма, создать возможность двоякого толкования или придать тексту нежелательную тональность. «Вы не выполняете принятые на себя обязательства» — резко, обвинительно, категорично. «Взятые Вами на себя обязательства не выполняются» — факт остается фактом, а нейтральная окраска выражения в большей степени способствует поиску компромисса в рабочей ситуации. Особого внимания требуют обращения, используемые в деловой переписке. Ставшее в последнее время модным стремление к упрощению и потеря субординации в рамках делового письма совершенно недопустимы. Даже если опираться на приветственное «Hello!» в переписке с иностранными коллегами, не стоит забывать, что данное слово переводится не только как «привет» или «приветик», но и «здравствуйте». Обращение к адресату с помощью «приветиков» полностью теряет весь смысл делового послания.

И лингвистическая теория, и созданные практикой лучшие образцы делового письма показывают, что ресурс современного русского языка достаточно широк и позволяет создавать красивые, элегантные и вместе с тем информативные и конкретные тексты в деловой переписке.

Дело в большей практике, коммуникативной и языковой интуиции и опоре на примеры. Так же регулярность и стремление к совершенству в своей работе — отличные помощники в создании красивых деловых писем.

Считаю, что красота делового письма заключается, в первую очередь, в гармоничности его составляющих. Красота делового письма — это лаконичность, точность и не перегруженность текста.

Требование краткости заставляет автора письма более четко формулировать тему и содержание документа, исключая лишние слова, которые не несут лишней информации. И здесь принцип «краткость — сестра таланта» как нельзя лучше отражает требования к составлению деловых писем. И чем четче вы изложите свою мысль на письме, тем быстрее адресат поймет, что вы от него хотите. Грамотно оформленное и составленное письмо — это признак вашего профессионализма и уважения к своему респонденту.

Считается, что объем грамотно составленного делового письма должен быть не более одной страницы печатного текста.

Кроме того, не стоит забывать о том, что русская школа делового письма отличается от западной. Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «мы подход» (глаголы во множественном числе). В западной школе делового письма чаще наблюдается «я подход». Он проявляется в использовании личного местоимения «я», глаголов в ед. числе в форме первого лица и индивидуальных обращениях.

Для составления деловых писем, требуется определенный уровень культуры и профессиональные навыки, которые несложно получить, постоянно практикуясь или пройдя тематические тренинги.

Но, выбирая тренинги по деловому письму, поинтересуйтесь у организаторов: написанию каких писем они будут вас учить? Часто бывает, что на подобных тренингах дают структуру и стилистику написания рекламных писем, а не официально-деловых. А это абсолютно два разных вида письма!

Игнатьева Елена Сергеевна, бизнес-консультант по вопросам этикета и имиджа, коуч. Генеральный директор консалтинговой группы «Ардис».

Член Национальной ассоциации специалистов по протоколу. Преподаватель МВА по курсу «Международный деловой этикет», «Делопроизводство компании» «Правила деловой переписки». Автор более 70 публикаций в деловой прессе.

Для меня, когда я получаю деловое письмо, его красота не имеет особого значения. Я даже не обращаю внимания на стиль. За годы работы научился вычленять нужную мне информацию из любого текста, читать только факты. Что касается ситуации, когда мне необходимо самому написать деловое письмо, я использую наработанные шаблоны. Безусловно, я знаком со стилем и правилами деловой переписки. Однако, после требований к оформлению технической документации, требования к написанию деловых письмам кажутся мне несколько условными, исключая, конечно, их оформление, где все достаточно серьезно. Я, прежде всего, слежу, чтобы письмо выглядело серьезно и содержало только конкретную информацию. Может быть, сказывается недостаток времени, может быть, то, что это для меня лишь вспомогательный навык. Род деятельности, решающий в данном случае. Для меня как для технического специалиста и руководителя, важнее цифры и факты.

Кеппер Дмитрий Николаевич, кандидат технических наук Аудитор систем менеджмента ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 Технический директор ЗАО «Инновационные технические решения».

Официальные требования к деловым письмам

(Линда Сайпресс «Практика делового общения» стр.60)

Определение memo – памятная записка, которая используется, когда нужно довести информацию во все филиалы компании или различным сотрудникам. Это письмо, лишенное формальностей и персонифицированного адресата (на бланке компании).

Нет приветствия, обычно отсутствует подпись или ставятся инициалы ( First Insight : Workbook , Business Opportunities ).

Можно говорить об e — mail , которая является наименее формальным и самым дешевым способом общения (Линда Сайпресс , стр.61).

Официальные и неофициальные письма

Прежде всего, следует объяснить студентам, что в будущем им придется пользоваться как официальным, так и неофициальным стилями, в зависимости от цели письма и адресата. В зависимости от уровня группы можно попросить студентов или самому привести примеры формального и неформального стилей.

Официальные требования к деловым письмам

— Гарантируем возврат кредита в сумме.
— Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.
— Контроль за выполнением возлагается.

Термин — слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском — двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокращения. Различают два основных вида сокращения слов:
1. Лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические — применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

Особенности языка деловых писем

Особенности языка деловых писем.

Вся деловая переписка подчиняется правилам делового общения, и как следствие все деловые письма составляются в едином стиле с языком, присущим только в деловой переписке. Особенностями языка деловых писем являются:

  • официальный характер. Под официальным характером написания писем подразумевается соблюдение автором письма правил делового общения и делового этикета (без употребления неуважительного тона, грубости и т.д.);
  • идентичность похожих ситуаций. Под идентичностью ситуаций подразумевается повтор шаблонных слов, фраз и речевых оборотов, присущих деловым письмам. Достаточно знать, каким видам писем присущи те или иные слова и фразы, чтобы быстро написать деловое письмо. Перейдите по ссылке, чтобы узнать об этом подробнее Шпаргалка по составлению делового письма.
  • адресное обращение означает, что во всех деловых письмах автор должен обращаться к конкретному лицу или к конкретному должностному лицу организации по имени и отчеству. Например, «Уважаемый Сергей Сергеевич,».
  • и ограниченная тематика. Под ограниченной тематикой подразумевается то, что автор делового письма должен раскрыть только одну тему или вопрос, по которому он обращается к получателю письма. У получателя письма не должно возникнуть к вашему письму ни одного вопроса или двоякого суждения. Только при таких условиях ваше письмо выполнит свою функцию точно по назначению.
Смотрите так же:  Как сделать доверенность на имущество

Все деловые письма принято писать на государственном языке страны проживания. В международной переписке используют — английский язык или русский язык (на территории стран СНГ).

Поскольку с языком написания письма уже определились, давайте рассмотрим язык делового письма с точки зрения стиля изложения.

В деловом общении принято разделять формальный и неформальный стили общения. По поводу применения в деловой переписке формального или неформального стиля можете узнать, перейдя по этой ссылке Какой стиль делового письма выбрать?

Общепринято составлять письма на формальном языке. Из-за того, что деловое письмо предполагает письменную форму общения, и в нем зафиксировано каждое слово. Поэтому официально деловые письма — это документы, имеющие юридическую силу. К ним применяются унифицированные требования по составлению документов (международные и в рамках отдельного государства). Эти требования касаются оформления писем и соблюдения этики делового общения. Они ограничивают всех участников деловой переписки в выражении эмоций, в грамматических, синтаксических и лексических ошибках, в применении неформальных речевых конструкций, которые мы обычно используем в разговоре. Читайте также ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПОЧЕМУ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ ВАЖНО СОБЛЮДАТЬ ЯЗЫК ОФИЦИАЛЬНО ДЕЛОВОГО СТИЛЯ?

Унифицированные правила документирования определили стандарты языка делового письма.

Существуют три нормы языка деловой переписки:

Грамматические нормы . Грамотность необходима в деловой речи, она обуславливает эффективность деловых отношений. В деловой переписке необходимо не только знание элементарной грамматики, но и умение строить специфические словосочетания и предложения. Так как письмо официально делового стиля излагается в кодифицированной письменной речи, то есть в речи, характерной только для деловых писем. Соблюдение такой речи предполагает точность передачи информации. Например,

с точки зрения морфологии для указания действий следует применять отглагольные существительные, вместо глаголов. Например, предоставление информации, пополнение счета, оказание услуг, вместо глаголов, которые мы употребляем в частной беседе — предоставить информацию, пополнить счет, оказать услугу

В письмах часто используются слова, которые применяют либо в родительном падеже (чего?) либо в дательном падеже (чему?). Например, несмотря на, согласно, в силу, во избежание .

Словосочетания со значением времени в родительном падеже с предлогом «по» и «до». Например, по окончании заседания, по результатам проверки, по приезду в головной офис, до истечения указанного срока, до завершения проекта...

с точки зрения закрепившихся в официально деловых письмах устойчивых оборотов речи, выделяют такие фразы, как считаем возможным, в сложившейся ситуации, в наиболее короткий срок, обеспечить соблюдение правил, организация просит подтвердить, обеспечить условия выполнения сделки, в силу обстоятельств
Такие языковые формы позволяют коротко и ясно выражать суть письма (запрос, предложение, отказ, распоряжение и т. д.) и упрощают деловую переписку.

Синтаксические нормы. Необходимо знать также и о синтаксических особенностях построения предложений: деление текста на абзацы, на пункты и подпункты, нумерацию и выбор лексической формулы, подходящей только для одного слова. Например, с существительным приказ всегда употребляется глагол издается, гарантия — исполняется, оферта — предлагается, требование — исполняется, долг — возмещается … Также часто используется пассивный залог и безличные предложения, например, ущерб будет возмещен, вами отправлен запрос, приказ не исполнен, договор считать расторгнутым, Просим Вас доставить товар в срок до 17.05.2017 г.. Когда упоминается организация или конкретное лицо, то используется действительный залог — ТОО « Прайм » нарушил условия поставки, Главный бухгалтер не сдал финансовую отчетность в срок…

Лексические нормы. Лексическая составляющая деловых писем — это точность словоупотребления, то есть использование слов только по их значению. Это значит, что слово в деловом письме не должно быть двусмысленным и употребляться в одном значении. Например, потребовать, исполнить, разрешить и т.д. Обратите внимание, что все деловые документы (в том числе официальные письма) характеризуются строгостью, безличным изложением и констатацией действий и фактов. Вам следует знать и о терминах, номенклатурной и процедурной лексиках, иногда употребляющихся в деловых письмах (форс-мажор, Директор Департамента казначейства, менеджер по международным связям …).

Вывод в том, что языковые нормы играют важную роль в составлении писем официального характера. Во всех перечисленных языковых формулах проявляется деловой этикет. Не стоит пренебрегать этими нормами, дабы не «загрязнять» деловую переписку и поддерживать общепринятые деловые устои. Которые являются проявлениями вежливости и беспристрастного отношения, чтобы не переходить на личности и поддерживать деловые отношения с партнерами, организациями и гражданами.

Глава 11. ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

В результате изучения этой главы студенты должны:

знать

  • • историю становления деловой переписки;
  • • специфику делового письма как формы коммуникации;
  • • структуру делового письма и правила оформления деловых писем;
  • • специфику и правила деловой переписки по электронной почте;

уметь

  • • правильно оформить деловое письмо;
  • • раскрыть основные положения содержания резюме; владеть
  • • стилем и языком деловой переписки, ее этическими и этикетными нормами.

Деловая переписка – важнейшая форма деловой коммуникации, а также наиболее часто употребляемая группа документов в письменном деловом общении. Она используется для оперативного информационного обмена между организациями, фирмами и т.д. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Деловая переписка имеет непосредственное отношение нс только к делопроизводству, но и ко всему процессу управления бизнесом. По тому, как ведется деловая переписка, каково отношение к ней в организации, можно судить о ее эффективности. Качество деловой переписки имеет прямое отношение также к имиджу организации. Грамотное отношение к деловым письмам, их квалифицированное составление и оформление создают привлекательный образ организации не только для актуальных, но и для потенциальных партнеров. Кроме этого хорошо поставленная деловая переписка способствует эффективному управлению организацией. Широкое распространение сегодня получила переписка посредством электронной почты. Ее системы расширили и интенсифицировали письменное общение. В результате оперативности увеличивается комфортность и привлекательность деловой переписки. Поэтому электронная почта рассматривается сегодня как весьма перспективная письменная коммуникация. Таким образом, грамотная, хорошо отлаженная деловая переписка является важнейшим компонентом современного менеджмента и всей деятельности организации.

11.1. Из истории становления деловой переписки

Деловая переписка является также важнейшей формой вербальной деловой коммуникации. Вместе с тем это и древнейшая ее форма. С самого возникновения письменности деловая переписка начинает занимать ведущее место в различных сферах жизни общества и человека. Формы, носители и стили делового письма при этом были самые разнообразные: глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Таким образом, уже в те далекие от нас времена существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения, вел переговоры, объявлял о своих намерениях и т.п. При этом языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Достаточно сказать, что многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

На Руси первые виды деловой переписки, первые документы появляются после введения в X в. письменности. Примерами первых письменных документов были тексты договоров русских с греками. В XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская Правда» – оригинальный памятник письменности. С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII–XVIII вв. – обязательным реквизитом делового письма. Разнообразное и обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Постепенно лексика делового языка становится все более специализированной и отдаляется от разговорной, живой речи. В нее проникает большое количество иностранных терминов и слов (акт, баллотировать, апелляция и т.п.).

В начале XVIII в. в России начали издаваться сборники образцов документов, называемые «письмовник». Ранние письмовники были своеобразными подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные отношения. Другой вид ранних письмовников – «титуляр- ники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский титул. При этом требования к почерку были достаточно высоки. Почерк должен был быть четким и красивым. Даже цвет бумаги авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергаться упреку в недостатке вкуса. Письма отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки и редко письма, все остальное сургучом. Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Человек, находящийся в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

В XIX в. в России начинают активно формироваться функциональные разновидности литературного языка – стили, в том числе стиль делового письма. Документы служебной переписки получили в это время широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов.

В XX в. унификация документов принимает повсеместный характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации. Так, в 1918 г. в России была введена единая форма бланков делового письма, в 1920-е гг. началась работа по созданию его новых стандартов, появляются трафаретные тексты делового письма. Новую эпоху в процессе стандартизации деловой переписки открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

Дифференциация общественной жизни, развитие науки и техники обусловливают все возрастающую унификацию и стандартизацию документов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от устаревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем, с другой стороны. Необходимость четкого регулирования отношений между людьми, учреждениями и странами потребовало введения разнородных письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно сформировались и утвердились черты современного официально-делового стиля служебной переписки.

В наше время, несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой и сотовой связи), которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, роль деловой переписки, делового письма, отправляемого по почте, не снижается. В качестве документа деловое письмо и сегодня является надежным и доступным носителем информации. При этом важны также эстетический и психологический факторы, связанные с написанием и оформлением письма. Таким образом, деловая переписка – это весьма важная и перспективная часть деловой коммуникации, технической базой которой сегодня является компьютеризация всего коммуникативного процесса.

Руководства, Инструкции, Бланки

образцы официальные письма

Образцы официальные письма

Письмо-просьба относится к специальным документам. С его помощью человек может обратиться к другому человеку (адресату) с просьбой предоставить информацию, выполнить действие, оказать помощь (материальную или финансовую), произвести оплату и т.д. В этом материале мы с вами рассмотрим образцы и примеры оформления писем-просьб, скачать которые вы сможете внизу статьи.

Если нет связи с адресатом или другой возможности нему обратиться — оформляется письмо-просьба. По своему содержанию такое письмо имеет общие черты с письменным запросом. Оформляется оно на официальном бланке предприятия, регистрируется в журнале исходящей документации. На бланке обязательно указывается номер и дата регистрации письма-просьбы. Если возникнут спорные вопросы, то всегда можно доказать, что письмо-просьба было отправлено, с уточнением даты и даже точного времени отправки.

Письмо-просьба. Как правильно написать?

Письмо-просьба содержит такие обязательные реквизиты:

  • Информация о компании адресата;
  • Основные сведения — личные данные, название организации;
  • Номер при оформлении документа;
  • Указывается обращение к адресату, если известно его имя;
  • Уточняется причина написания письма-просьбы, далее указывается сама просьба;
  • Обязательно необходимо в конце письма поблагодарить адресата за уделенное время и исполнение просьбы;
  • Письмо подписывается отправителем;
  • При необходимости ставится печать предприятия.

Образцы правильного оформления письма-просьбы вы можете скачать по ссылкам ниже. На рисунке ниже представлен пример оформления письма просьбы директору ООО «Звезда».

Скачайте образцы других деловых писем :
Письмо-приглашение. Особенности оформления
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо к документации
Письмо-претензия по договору поставки

Скачать письмо-просьба. Образец заполнения

образцы официальные письма:

  • образцы официальных писем между организациями

    образец официального письма в организацию word

    образец оформление гарантийного письма

    образцы вязок спицами с описанием

    образцы титульных листов рефератов

    фенобарбитал официальная инструкция

    образец благодарственное письмо педагогу

    образец ходовик почтальона

    бромкамфора инструкция по применению для прекращении лактации отзывы

    Официальное письмо

    Важно понимать, что письмо это всего лишь оболочка для передаваемой информации. И если вам требуется составить хорошее письмо, кроме формы письма важно обратить и на содержание. Мы же в данном обзоре ограничимся описанием формы письма.

    Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

    По содержанию и назначению письма могут быть подразделены на следующие виды:

    • инструкционное письмо
    • гарантийное письмо
    • деловое письмо
    • рекомендательное письмо
    • официальное письмо
    • информационное письмо
    • сопроводительное письмо
    • благодарственное письмо
    • рекламное письмо
    • коммерческое письмо
    • рекламационное письмо
    • письмо — запрос
    • письмо — извещение
    • письмо — приглашение
    • письмо — ответ
    • письмо — благодарность
    • письмо соболезнование
    • письмо о сотрудничестве
    • письмо-просьба
    • письмо-жалоба
    • прощальное письмо при увольнении
    • письмо-напоминание
    • спонсорское письмо
    • письмо-извинение
    • письмо-отзыв
    • письмо-подтверждение
    • письмо-требование
    • письмо о смене реквизитов
    • письмо ходатайство
    • и т.д.

    Бланк официального письма часто представляет собой лист бумаги с нанесенными типографским способом постоянными элементами. Но в последнее время типовые бланки используются все реже, ведь письмо со всем оформлением можно распечатать на принтере. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

    Оформление бланка, должно соответствовать принципам технической эстетики, что в свою очередь положительно влияет на восприятие его содержания. Учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

    В стандартах на формуляры-образцы устанавливаются форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая компановка документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

    Реквизиты являются обязательными признаками, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать соответствующим стандартам. Ранее эти стандарты регламентировались ГОСТом 6.38-90, в настоящее время используется ГОСТ Р.30-2003.

    Введение стандарта на формуляр-бланк, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, это позволяет:

    • организовать централизованное изготовление бланков для писем;
    • уменьшить стоимость машинописных работ;
    • сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
    • облегчить визуальный поиск необходимой информации;
    • расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

    Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

    Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

    1. Государственный герб (для государственных предприятий);
    2. Логотип или эмблема организации;
    3. Код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть;
    4. Код документа по ОКУД (если имеется);
    5. Наименование организации (полное и сокращенное);
    6. Почтовый и юридический адрес;
    7. Номер телефонов;
    8. номер факса;
    9. Банковские реквизиты;
    10. Дата;
    11. Индекс документа (регистрационный номер);
    12. Ссылка на индекс и дату входящего документа;
    13. Адресат;
    14. Заголовок к тексту;
    15. Текст;
    16. Подпись;
    17. Фамилия и телефон исполнителя.

    При необходимости могут быть также приведены адреса электронной почты и веб сайтов организации.

    Смотрите так же:  Осаго ру мои права

    Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

    Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

    Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД. Стоит отметить, что требования к официальным письмам варьируются от организации к организации, в тоже время государственные учреждения должны следовать ГОСТам в оформлении официальных писем.

    Обратите внимание на:

    Большинство предприятий, вне зависимости от своей организационной формы, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции, закупают ее для своей.

    Договор аренды зданий и сооружений — это документальное соглашение, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

    Сущность и особенности договора дарения Декларация по правам человека предусматривает владение имуществом. Процессы основаны на работе законодательной базы. Установлены.

    Договор подряда с физическим лицом Договор подряда с физическим лицом, который заключается для организации, может стать заменой трудового договора с физическим лицом.

    В настоящее время наблюдается рост частоты операций, связанных с купле-продажей земельной собственности. К заключению сделки следует подойти с максимальной ответственностью.

    Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких.

    На основании заявления о регистрации объекта (объектов) налогообложения налогом на игорный бизнес и заявления о выдаче свидетельства о регистрации объектов игорного.

    Приказ об увольнении утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда.

    Закупочный акт по форме ОП-5 применяется для закупки продуктов у населения.Составляется в двух экземплярах в момент совершения закупки сельхозпродуктов у населения.

    Наряд на сдельную работу по форме 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой.

    Выдачу разрешения на оружие осуществляет Отдел Лицензионно-Разрешительной работы, обычно он находится по адресу ОВД. Для того, чтобы получить лицензию на приобретение.

    Письмо-запрос – одно из ряда деловых писем, составляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. Текст письма-запроса должен содержать.

    Образцы деловых писем на английском языке

    Ниже представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое письмо на английском языке.


    Деловое рекомендательное письмо на английском языке.
    Очень часто при приеме на работу компании просят соискателя предоставить рекомендательное письмо.
    Фактически рекомендация, это характеристика соискателя, написанная бывшим работодателем и им заверенная надлежащим образом (подписью и печатью). Представлен образец рекомендательгого письма.

    Деловое письмо-приглашение на английском языке
    В бизнесе часто бывает необходимо отправить приглашение лицу или группе лиц с просьбой принять участие в каком-нибудь мероприятии.
    Образцы наиболее типичных приглашений.

    Деловое письмо-просьба на английском языке
    Просьба — неотъемлимая часть делового письма. Как попросить, чтобы не отказали. Образцы наиболее типичных писем-просьб на английском языке.

    Деловое поздравительное письмо на английском
    Сердечное поздравление улучшает деловой климат. Как это сделать? Темы основных поздравительных писем с образцами на английском языке.

    Деловое письмо-извинение на английском
    Только искреннее извинение может загладить конфликтную ситуацию в отношениях с клиентом. Как извиниться так, чтобы сохранить своего клиента? Наиболее типичные образцы извинений на английском языке.

    Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
    Вам необходимо написать письмо о приеме на работу на английском языке? Такое письмо называетсясопроводительным письмом к резюме. Сопроводительное письмо и резюме — это те два документа, которые вы должны переслать в отдел кадров компании, если хотите устроится на работу в нее.

    Резюме на английском языке
    Резюме — это Ваша деловая биография, которую Вы пишите для того, чтобы рассказать будущему работодателю о своем образовании, деловом опыте и навыках.

    Как научиться писать красивые деловые письма?

    Как научиться писать красивые деловые письма?

    К деловому письму как основному инструменту бизнес-общения предъявляются, прежде всего, требования конкретности и рациональности. Это обусловлено и самой средой, и сложившимися внутри нее нормами. Казалось бы, причем здесь красота, и как она может относиться к деловому письму?

    Красота в общепризнанном понимании — это гармония всех составляющих предмета или явления. В этом смысле красота делового письма состоит в гармоничном сочетании стиля, содержания и смысла. Красивое деловое письмо в большей степени обращает на себя внимание адресата. Давно известно свойство красоты вызывать эстетическое и эмоционально удовлетворение. Привлекая к себе внимание, несмотря на жесткие нормы и требования, красивое деловое письмо способно в большей степени достигнуть поставленных целей, чем стандартизированное.

    Итак, как же добиться красоты и вместе с тем лаконичности делового письма?

    Прежде всего — стиль. Употребление устоявшихся выражений, характеризующих официально-деловой стиль, — самый простой способ соответствовать ему. «Сообщаем, что…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…», «Убедительно просим Вас (дать ответ, не задерживать решение)» и тому подобное. Казалось бы, нет ничего проще, чем соединить три вышеупомянутых характеристики, используя набор общепринятых или даже утвержденных ГОСТом формулировок и фраз. И это прекрасно удается, особенно если необходимо написать простой текст.

    Когда же деловое письмо становится многозадачным, то есть от него одновременно требуется и предоставление информации, и выражение отношения, и личная просьба, наличие письменных клише облегчает работу, но полностью полагаться на них не стоит. Во-первых, их изобилие может повлиять на остроту восприятия информации или, выражаясь разговорным языком, добавить «воды» в текст: «За счет улучшения организации погашения задолженности по выплате зарплаты, компания добилась улучшения культуры обслуживания покупателей, что в свою очередь повлияло на увеличение товарооборота и показатели валовой прибыли». То же самое можно выразить гораздо конкретнее и проще: «Своевременная выплата заработной платы повлияла на качество обслуживания покупателей, что отразилось на увеличении товарооборота и росте валовой прибыли».

    Во-вторых, даже стандартные, однозначно воспринимаемые в деловой среде фразы, требуют особого внимания в употреблении, особенно в эмоционально окрашенных смысловых блоках официальных писем. Эмоциональная окраска в деловой переписке носит скорее характер вежливости и «очеловечивания» достаточно сухого официально-делового стиля. Бояться ее не стоит, но и злоупотреблять также не следует.

    Эмоционально окрашенные слова и фразы могут придать позитивный или негативный акцент тексту, в зависимости от ситуации и целей.

    Формализованная формулировка: «Выражаем благодарность Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

    Эмоционально-окрашенная формулировка (позитив): «Мы чрезвычайно благодарны Вам и специалистам ОАО «Флиппер» за тщательную проработку предложенного нами проекта договора на выполнение строительно-монтажных работ».

    Формализованная формулировка: «Если Ваша позиция по указанным пунктам Приложения не будет пересмотрена, мы будем вынуждены отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

    Эмоционально-окрашенная формулировка (негатив): «В случае Вашего отказа от пересмотра указанных пунктов Приложения мы, к сожалению, вынуждены будем отказаться от сотрудничества с Вашей торговой компанией».

    В обоих примерах сохранен стиль официально-деловой переписки. При этом с помощью стандартных для данного стиля фраз передано отношение к событиям.
    Наличие в одном письме смысловых блоков разной эмоциональной окраски — уже давно норма, иллюстрирующая знание и соблюдение правил делового этикета.

    Например, выражение в позитивном ключе уважения к адресату и высказывание своих реальных проблем или опасений уже в негативе: «Мы очень благодарны Вам за оперативность в работе, за принятие во внимание наших пожеланий, а также за активный поиск компромисса в вопросе о размере аванса. К сожалению, предлагаемый Вами новый вариант размера авансового платежа (…% от общей стоимости транспортных услуг) является для нас неприемлемым. Эта сумма представляется необоснованно завышенной. По нашему мнению, современная практика договорных отношений при предоставлении услуг подобного рода не оперирует авансовыми платежами свыше. %».

    Содержательная точность письма — одна из важных составляющих лаконичности и совершенства. Факты, аргументация, логичность — все это знакомо тем, кто ведет деловую переписку. Добиться максимальной информативности и доходчивости тут поможет простота изложения. Оправданное официально-деловым стилем, утяжеление схемы «подлежащее + сказуемое», конечно, не изменяет содержание и смысла, но не всегда делает текст конкретным и простым для понимания.

    Предложение «Это усложняет и запутывает учет, увеличивает издержки» понятнее и гармоничнее, чем «Это приводит к усложнению и запутыванию учета, а также способствует увеличению издержек». Надуманные, многосложные речевые конструкции, много слов там, где вполне можно употребить одно, нагружают и без того непростой официально деловой текст: «Наши сотрудники осуществляют работу» — «Наши сотрудники работают»; «Та часть помещения, которая представляет собой офисную часть» — «Офисная часть помещения»; «Осуществив возвращение» — « Возвратив (Возврат)». Кроме того, языковое разнообразие позволят находить нейтральные замены, вполне подходящие по стилю: «заблаговременно — заранее», «произошло происшествие — случилось», «инцидент — происшествие», «адекватно — равноценно». Если же есть необходимость, наоборот, придать письму важности и значимости, то к упрощению можно не прибегать. Главное, не допускать совсем серьезных ошибок в словоупотреблении и следить за правильным применением слов, наиболее часто используемых в официально деловом стиле. Вот примеры, на которые следует обратить особое внимание: «свободная вакансия» (вакансия — свободная, незамещенная должность); «прейскурант цен» (прейскурант — список цен); «странный парадокс» (парадокс и есть странное явление или мнение); «в апреле месяце» (в слове апрель уже заключено понятие месяца); «впервые знакомиться» (знакомство и есть первая встреча).

    Цель или смысл письма определяет и содержание, и стиль. Несмотря на то, что существует ряд серьезных требований к деловым письмам коммерческого и некоммерческого характера, объединить их в единый жесткий комплекс не представляется возможным. Цели, задачи и нюансы ситуации каждый раз диктуют свои условия для создания делового послания. Лингвисты и психолингвисты рекомендуют каждый раз перед написанием задавать себе вопрос: «Что я хочу сказать этим письмом?» или «Что мне необходимо сказать этим письмом адресату?». Закончив текст, хорошо бы перечитать его и попытаться поставить себя на место получателя. Он прочитает именно то, что вы хотели сказать? Если все совпадает, можно отправлять. Но если задумано одно, а получается совсем другое, стоит обратить внимание на слова и выражения, меняющие смысл послания. Дьявол, как говорится, в деталях. Возьмем две фразы, написанные клиенту, которого компания не готова потерять: «К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена» и «Ваша просьба не может быть удовлетворена». Прочитав их, становится очевидно, что первая фраза является более предпочтительной, как с точки зрения делового этикета, так и с точки зрения цели. Она выражает большее уважение к адресату, «очеловечивает» послание, подчеркивает важность и значимость клиента, сообщает об отношении пишущего к ситуации. Использование второй фразы больше подойдет для письма, где цель удержать клиента-адресата не стоит. Вводные слова и правильно подобранные глаголы особенно важны в так называемых коммерческих письмах или письмах с намерением: письма-предложения, письма-презентации, письма-просьбы, письма-рекламации, от которых ждут побуждения адресата к какому либо действию. Фразы «Просим Вас рассмотреть наше коммерческое предложение» и «Предлагаем Вам рассмотреть наше коммерческое предложение» имеют совершено разный смысловой и эмоциональный посыл благодаря одному слову. Порой неправильно выбранное слово может исказить смысл письма, создать возможность двоякого толкования или придать тексту нежелательную тональность. «Вы не выполняете принятые на себя обязательства» — резко, обвинительно, категорично. «Взятые Вами на себя обязательства не выполняются» — факт остается фактом, а нейтральная окраска выражения в большей степени способствует поиску компромисса в рабочей ситуации. Особого внимания требуют обращения, используемые в деловой переписке. Ставшее в последнее время модным стремление к упрощению и потеря субординации в рамках делового письма совершенно недопустимы. Даже если опираться на приветственное «Hello!» в переписке с иностранными коллегами, не стоит забывать, что данное слово переводится не только как «привет» или «приветик», но и «здравствуйте». Обращение к адресату с помощью «приветиков» полностью теряет весь смысл делового послания.

    И лингвистическая теория, и созданные практикой лучшие образцы делового письма показывают, что ресурс современного русского языка достаточно широк и позволяет создавать красивые, элегантные и вместе с тем информативные и конкретные тексты в деловой переписке.

    Дело в большей практике, коммуникативной и языковой интуиции и опоре на примеры. Так же регулярность и стремление к совершенству в своей работе — отличные помощники в создании красивых деловых писем.

    Считаю, что красота делового письма заключается, в первую очередь, в гармоничности его составляющих. Красота делового письма — это лаконичность, точность и не перегруженность текста.

    Требование краткости заставляет автора письма более четко формулировать тему и содержание документа, исключая лишние слова, которые не несут лишней информации. И здесь принцип «краткость — сестра таланта» как нельзя лучше отражает требования к составлению деловых писем. И чем четче вы изложите свою мысль на письме, тем быстрее адресат поймет, что вы от него хотите. Грамотно оформленное и составленное письмо — это признак вашего профессионализма и уважения к своему респонденту.

    Считается, что объем грамотно составленного делового письма должен быть не более одной страницы печатного текста.

    Кроме того, не стоит забывать о том, что русская школа делового письма отличается от западной. Для отечественной практики деловой переписки характерен так называемый «мы подход» (глаголы во множественном числе). В западной школе делового письма чаще наблюдается «я подход». Он проявляется в использовании личного местоимения «я», глаголов в ед. числе в форме первого лица и индивидуальных обращениях.

    Для составления деловых писем, требуется определенный уровень культуры и профессиональные навыки, которые несложно получить, постоянно практикуясь или пройдя тематические тренинги.

    Но, выбирая тренинги по деловому письму, поинтересуйтесь у организаторов: написанию каких писем они будут вас учить? Часто бывает, что на подобных тренингах дают структуру и стилистику написания рекламных писем, а не официально-деловых. А это абсолютно два разных вида письма!

    Игнатьева Елена Сергеевна, бизнес-консультант по вопросам этикета и имиджа, коуч. Генеральный директор консалтинговой группы «Ардис».

    Член Национальной ассоциации специалистов по протоколу. Преподаватель МВА по курсу «Международный деловой этикет», «Делопроизводство компании» «Правила деловой переписки». Автор более 70 публикаций в деловой прессе.

    Для меня, когда я получаю деловое письмо, его красота не имеет особого значения. Я даже не обращаю внимания на стиль. За годы работы научился вычленять нужную мне информацию из любого текста, читать только факты. Что касается ситуации, когда мне необходимо самому написать деловое письмо, я использую наработанные шаблоны. Безусловно, я знаком со стилем и правилами деловой переписки. Однако, после требований к оформлению технической документации, требования к написанию деловых письмам кажутся мне несколько условными, исключая, конечно, их оформление, где все достаточно серьезно. Я, прежде всего, слежу, чтобы письмо выглядело серьезно и содержало только конкретную информацию. Может быть, сказывается недостаток времени, может быть, то, что это для меня лишь вспомогательный навык. Род деятельности, решающий в данном случае. Для меня как для технического специалиста и руководителя, важнее цифры и факты.

    Кеппер Дмитрий Николаевич, кандидат технических наук Аудитор систем менеджмента ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001 Технический директор ЗАО «Инновационные технические решения».


    Камасутра для оратора — Радислав Гандапас

    Ведение деловой деятельности предполагает активные контакты с партнерами и клиентами, причем зачастую они носят характер личных встреч. Кроме того, в деловой деятельности практикуется обмен специалистами, их обучение и подготовка. Договоренности о таких встречах и визитах обычно достигаются в результате обмена соответствующим письмами.

    Примеры таких писем приведены в данном разделе.

    Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества. Необходим ответ

    Информируем Вас о том, что господин. может посетить офис Вашей фирмы днем после обеда (дата).

    Этот визит позволил бы нам обсудить вопросы, представляющие взаимный интерес, и изучить возможности дальнейшего развития наших деловых отношений.

    Смотрите так же:  Гражданский кодекс имущественные права несовершеннолетних

    Господин. уполномочен вести дела от имени нашей компании.

    Мы хотели бы получить от Вас подтверждение даты встречи. Если эта дата Вас не устраивает, сообщите нам, пожалуйста, другую дату.

    Письмо-ответ на предложение о встрече

    Благодарим Вас за извещение относительно визита господина. в наш офис __ (дата). Рады будем встретить его и готовы обсудить с ним наши взаимные деловые интересы и перспективы сотрудничества.

    Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

    Во время работы Московской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности, к стоматологическому оборудованию.

    Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и, таким образом, установить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске.

    Рассчитываю на скорую встречу с Вами.

    Я обращаюсь к Вам, чтобы выяснить, не согласитесь ли Вы принять приглашение от ____ (название фирмы). Позвольте заверить, что мы очень хотим видеть Вас здесь и сделаем все от нас зависящее, чтобы Ваше пребывание у нас было приятным. Если Вы готовы принять наше приглашение, прошу сообщить, какие даты для Вас наиболее удобны.

    Хотелось бы знать, не сочтете ли Вы возможным приехать в. и сделать для нас сообщение о Ваших последних работах, обратив особое внимание на проблемы. Если это приемлемо для Вас, я бы предложил апрель, хотя, разумеется, мы будем рады организовать этот визит к любой дате, удобной для Вас. Нам будет очень приятно показать Вам наше предприятие.

    Письмо-приглашение с просьбой о выступлении на семинаре

    Как сообщили нам из местной торгово-промышленной палаты, Вы посетите наш город в следующем месяце.

    Мы были бы очень рады, если бы Вы приняли участие в нашем семинаре для. по __ (тема) 24 октября с 10.00 до 13.00. Обычно мы устраиваем лекцию примерно на 1 час с последующим обсуждением. Присутствовать будут около 40 человек.

    Вы можете выступить на любую тему, связанную с нашей деятельностью. Если Вы не можете приехать именно в этот день, мы готовы перенести семинар на другой день недели, начиная с 20 октября, или даже на следующую неделю по Вашему усмотрению.

    При необходимости мы можем забронировать Вам гостиничный номер.

    Мы будем Вам весьма признательны, если Вы примите это приглашение.

    Письмо-просьба о встрече

    Наша компания начала работать над. и я недавно узнал, что Вашей фирмой ведутся работы по той же проблеме, поэтому я был бы Вам очень признателен, если бы Вы смогли пригласить меня для встречи с Вами и Вашими коллегами. Такая встреча была бы очень полезна для нас и, надеюсь, для Вас тоже.

    Прошу сообщить, сможете ли Вы принять меня и, если да, то когда.

    Письмо-согласие о принятии приглашения

    С удовольствием сообщаю, что текущий год позволяет мне принять Ваше любезное приглашение посетить Вашу компанию. На этот год запланирована моя поездка в Калининградскую область, что позволит мне увязать эту поездку с Вашим приглашением. Я могу представить Вам график моей поездки, что, надеюсь, поможет Вам в подготовке визита.

    Письмо-благодарность за организацию визита

    Благодарю Вас за доброжелательную помощь в подготовке, связанной с моим предстоящим визитом в Карелию. Я полностью удовлетворен всеми организационными мерами, предпринятыми Вашей фирмой, и искренне благодарю Вас за Ваш интерес к этому делу.

    Письмо-просьба о встрече

    Я взял на себя смелость написать Вам для того, чтобы попросить о встрече в любой удобный для Вас день. Я был бы признателен, если бы Вы могли уделить мне час или около того, чтобы обсудить. Если Вы можете принять меня, пожалуйста, сообщите день и время, когда мне прийти.

    Письмо-благодарность за оказанный прием с приглашением нанести ответный визит

    Мы хотели бы выразить Вам признательность за дружеский прием, оказанный Вами сотруднику нашей компании господину. Мы убеждены, что соглашения, достигнутые в ходе этой встречи, дадут положительные результаты для обеих сторон.

    Мы подтверждаем договоренность, согласно которой господин. представитель Вашей фирмы, нанесет нам визит в. в конце месяца для дальнейших переговоров. Заверяем Вас, что господин. будет находиться на положении гостя в течение всего времени его визита.

    Письмо-просьба об организации приема конкретного лица

    Сообщаем Вам, что (имя) прибудет (место, дата), и мы были бы признательны, если бы Вы организовали для него (посещение завода, встречу с клиентами и т.д.) во время его визита.

    (Имя) прибудет (каким транспортным средством), и мы также просили бы Вас встретить его и зарезервировать номер в гостинице на срок. дней. Необходимые удобства (характеристика номера).

    Просим сообщить, что Вам удалось сделать для приема данного лица.

    Мы хотели бы поблагодарить Вас за гостеприимство (дружеский прием), оказанное нашему представителю г-ну.

    Письмо предложение о встрече

    Уважаемый Иван Иванович ,

    Мы получили Вашу жалобу о [проблема] и хотели бы встретиться и обсудить ваши проблемы. Мы назначаем встречу на 15 июня 2013 г. в 13:00. Пожалуйста, давайте обсудим ваши проблемы и пути их решения.

    Благодарим за желание улучшить нашу организацию и за ваши честные высказывания. Мы надеемся встретиться с вами и выработать положительное решение.

    Уважаемый Иван Иванович ,

    Я был бы рад, если бы Вы присоединились к нашей компании. Вы знаете, что я искал кого-то с вашими навыками в течение многих месяцев. Я думаю, что Вы были бы идеальным кандидатом для нашей организации.

    Я хотел бы встретиться с Вами 10 июня 2013 г. чтобы обсудить возможность вашего перехода к нам. Пожалуйста, позвоните мне, чтобы мы могли договориться о встрече. Надеюсь на скорую встречу.

    Без названия Образец официального письма для деловой встречи

    1500. 2000 New. — 35. 2013. XP. Windows Roman.

    Деловое письмо-просьба на английском языке

    Этим Вы поможете в развитии нашего сайта!

    Очень часто возникает потребность обратиться к кому-либо с письменной деловой просьбой на английском языке. Существует множество видов деловой просьбы, вот только немногие из них:

  • Просьба о собеседовании перед приемом на работу
  • Обращение за рекомендательным письмом
  • Просьба о встрече
  • Просьба о предоставлении информации
  • Просьба о повышении

    Как написать деловое письмо-просьбу

    Структура делового письма-просьбы на английском языке, как и правила общения при его написании, практически не отличается от стандартного делового письма на английском языке .

    Однако есть несколько простых правил составления делового письма-просьбы, соблюдая которые вы можете увеличить шансы получить согласие на то, что вы просите сделать.

    Будьте проще. В первом же абзаце письма укажите получателю причину вашего обращения к нему.

    В случае необходимости, дайте человеку, которому вы пишете, соответствующую информацию, чтобы помочь ему вспомнить вас. Например, если вы пишете бывшему своему преподавателю, объясните, в каком году и на каком факультете вы у него учились. В случае письма бывшему руководителю, напомните ему, когда вы работали с ними. Эти данные помогут получателю вашей просьбы вспомнить вас.

    Кратко объясните, что именно вы просите у него. Если у вашей просьбы есть срок выполнения, то укажите его сразу после самой просьбы.

    Дайте читателю всю информацию, которая должна соответствовать вашей просьбе.

    Добавьте любую вспомогательную информацию, которая может потребоваться получателю вашей просьбы.

    Укажите свою контактную информацию, включая полное имя, почтовый адрес, номер телефона и адрес электронной почты в теле письма. Попросите читателя связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы или сомнения по поводу вашего запроса.

    Поблагодарите человека за оказанную помощь.

    Деловое письмо деловой этикет
    ГАЗЕТА-П.РУ / thread / Письмо о встрече руководителей образец | Просмотров: 9845 | #67031

    Это послание сдается в регистрирующий орган и оформляется по запросу арендатора: тойота альтеза руководство по ремонту .

  • Дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла). Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет. Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей.
  • 1 содержит пример такого письма. Попросите секретаря вашего руководителя связаться с их секретарем, имея. 1 Это письмо поможет добиться встречи на верхнем уровне.
  • Всё о деловой переписке: правила написания и образцы деловых писем. Деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя. Переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во .
  • Текст письма строится по схеме: введение, доказательства и заключение. Отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
  • Пример письма просьбы — деловое письмо просьба. Письмо просьба пример (образец). Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным. С подписью руководителя либо уполномоченного лица.
  • Бланк письма (горизонтальный или угловой) должен содержать следующие реквизиты: Эмблему (логотип) .

    Деловое письмо на английском языке

    В настоящее время для всей деловой документации характерно использование блочной структуры. Считается, что это в наибольшей степени соответствует современному деловому стилю. Такой стиль позволяет, во-первых, сэкономить время, а во-вторых, поддерживать единообразную форму для всей деловой документации.

    Блочная структура означает, что письмо можно разбить на отдельные блоки — Дата, Адрес, Заголовок, Приветствие, Концовка и т.д. Четко определенная блочная структура позволяет легко составить письмо, а единообразная форма — быстро ориентироваться в потоке деловой корреспонденции.

    Яркой характеристикой этого делового стиля является также открытая пунктуация. т.е. отсутствие ненужных точек и запятых. Это делает структуру письма более четкой и прозрачной.

    Образец делового письма на английском языке

    15 October 2008

    Mr James Hilton
    General Manager
    JMK Co Ltd
    34 Wood Lane
    London
    Great Britain WC2 5TР

    2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

    I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

    This intensive, practical conference for businessmen aims to:

    • increase your business productivity
    • enable networking with business partners

    The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

    If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ?50 per person.

    I look forward to seeing you again at this exciting conference.

    John Smith
    Conference Secretary

    Составные части делового письма Дата

    Дата должна быть приведена полностью. Для Великобритании характерен следующий формат даты: день/месяц/год. Запятые не используются.

    Пример

    В некоторых других странах используется следующий формат даты: месяц/день/год. причем после дня часто ставится запятая.

    Пример Адрес

    Имя и адрес получателя должны находиться на разных строках. Имя получателя нужно указывать в точности так, как он подписывает свои письма. Например, если получатель подписывается Douglas Parson. именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Писать Mr D Parson не следует.

    Пример

    Mr Douglas Parson
    General Manager
    Parsons Co Ltd
    14 Bracken Hill
    Manchester
    Great Britain M50 8FD

    Специальные пометки

    Если письмо имеет конфиденциальный характер, это обычно указывается в отдельной строке над адресом. Эту пометку можно делать с помощью символов верхнего регистра или подчеркивания.

    Пример

    Mr Douglas Parson
    General Manager
    Parsons Co Ltd
    14 Bracken Hill
    Manchester
    Great Britain M50 8FD

    Приветствие

    Если в адресе письма вы указали имя получателя (а не просто название компании), то необходимо начать письмо с личного приветствия.

    Пример

    Dear Mr Smith
    Dear James
    Dear Miss Hastings
    Dear Margareth

    Если письмо адресовано организации, а не конкретному человеку, то следует использовать более формальное приветствие Dear Sirs .

    Пример

    Если письмо адресовано руководителю отдела или организации, чье имя вам неизвестно, то следует использовать следующую форму приветствия.

    Пример

    Dear Sir or Madam

    Заголовок

    Заголовок кратко сообщает о содержании письма. Обычно он находится через одну строку после приветствия. Как правило, для заголовка используются символы верхнего регистра, но можно использовать также первые прописные буквы и подчеркивание всего заголовка.

    Пример

    Dear Mr Jackson

    INTERNATIONAL CONFERENCE — 23 September 2006

    Концовка

    Обычно письмо заканчивают, используя вежливую концовку. Самые распространенные варианты концовок: Yours faithfully (используется только в сочетании с обращением Dear Sir/Sirs/Sir or Madam ) и Yours sincerely (используется в сочетании с личными обращениями).

    Примеры

    Dear Sir
    Dear Sirs
    Dear Madam
    Dear Sir or Madam

    Dear Mr Jackson
    Dear Mrs Tang
    Dear Jane
    Dear Tom

    Имя отправителя и должность

    После концовки нужно пропустить 4-5 строк, чтобы оставить место для подписи. Имя отправителя можно написать как угодно — целиком прописными буквами (т.е. с помощью верхнего регистра) или использовать верхний регистр только для первых букв. Должность отправителя (или название отдела) должна быть указана непосредственно в следующей строке под именем. Обратите внимание, что в приведенных ниже примерах Mr не используется, если автор письма — мужчина. Но если автор — женщина, что обычно в скобках добавляют (Mrs) .

    Пример

    PATRICK CLARK
    Director

    CAROLINE JAFFERSON (Mrs)
    General Manager

    Если письмо за отправителя должен подписать кто-то другой, то обычно перед именем отправителя пишут for или pp. PP — это сокращенно per procurationem, что означает «от имени» кого-либо.

    Пример

    for PATRICK CLARK
    Chairman

    Вложения

    Самый распространенный способ указать на то, что в письме есть вложения, — это написать Enc или Encs внизу письма, пропустив одну строку после должности отправителя.

    Пример

    JINA TOMPSON (Mrs)
    Sales Manager

    for PATRICK CLARK
    Chairman

    Копии

    Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc. Если нужно отправить копию письма третьему лицу (обычно из организации отправителя), на это можно указать с помощью аббревиатуры cc (copy circulated или courtesy copy) или слова Copy. за которым следует имя и должность получателя копии. Если копии нужно отправить двум или более получателям, то обычно их перечисляют в алфавитном порядке.

    Пример

    Copy Edgar Mason, Managing Director
    Joanna Yung, secretary
    Andrew Wilson, Accountant

    Если автор письма не хочет, чтобы получатель письма знал, что данное письмо получит также третье лицо, то используйте аббревиатуру bcc (blind courtesy copy). Конечно, это не следует указывать на оригинале письма, а только на копиях.

    Похожие публикации:

    • Нотариус шмелева Московская городская нотариальная палата (МГНП) Нотариус РіРѕСЂРѕРґР° РњРѕСЃРєРІС‹ Шмелев Константин Аверьянович Konstantin Shmelev Рі. РњРѕСЃРєРІР°, СѓР». […]
    • Пособия малоимущим в 2019 году пермь Какие льготы и пособия положены многодетным семьям в Пермском крае в 2019 году Несмотря на высокие демографические показатели, социальная политика Пермского региона включает больше ста доступных льгот и пособий. Получение привилегий […]
    • Проводки земельный налог Какие проводки при начислении земельного налога (учет) Как правильно это сделать, чтобы избежать конфликтов с налоговой инспекцией? Содержание Что нужно знать? ↑ Величина земельного налога зависит от категории земельного участка. […]
    • Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных Телефон: 8 800 500 18 35 Территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения по Краснодарскому краю (Территориальный орган Росздравнадзра по […]
    • Офисная форма приказ 300 Приказ Министра обороны РФ от 7 февраля 2017 г. № 89 “О внесении изменений в приложение № 1 к приказу Министра обороны Российской Федерации от 22 июня 2015 г. № 300 «Об утверждении Правил ношения военной формы одежды, знаков […]
    • Как вернуть технику обратно в магазин Инструкция: как вернуть в магазин бытовую технику, полученную в подарок По закону «О защите прав потребителей» у вас есть 14 дней, чтобы обменять исправную продукцию на аналогичную. Деньги в этом случае возвращают, если замены не […]