Как оформить командировочное задание

Содержание:

Служебное задание на командировку в 2019 году: подробности оформления

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо «лишние» бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.

Типы командировок и виды документов для их оформления

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

  1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
  2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере «к» означает документацию по командировкам.
  3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
  4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
  5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором — его должность.
  6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
  7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
  8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
  9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
  10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
  11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.
Смотрите так же:  Кассационная жалоба алименты образец

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Служебное задание на командировку — образец

Служебное задание на командировку в 2015 году попало в разряд необязательных бумаг при оформлении служебных поездок. Из нашего материала вы узнаете о порядке оформления задания и возможности применения заменяющих его документов.

Роль служебного задания

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

  • получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
  • заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
  • ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Смотрите так же:  Страховка по травме военнослужащего

Оформление служебной командировки в 2019 году

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

В соответствии со статьей 166 ТК РФ , служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Как оформить командировку сотруднику в 2019 году и какие формы для этого использовать?

Оформление командировки в 2019 году: документы

Оформление командировочных документов в 2019 году вытекает из норм Трудового кодекса РФ. Поэтому, при направлении сотрудника в командировку работодатель обязан издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание.

При этом, начиная с 8 января 2015 года, согласно постановления Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 “Об особенностях направления работников в служебные командировки” (далее- Постановление №749) организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Однако для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сорудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно ото него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичным учетным документам определены Федеральным законом от 6.1.2 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Поэтому оформление командировочных документов в 2019 году должно отвечать следующим стандартам:

  • формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем;
  • командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете закона, к которым относятся:
  1. наименование регистра;
  2. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  3. дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  4. хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  5. величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  6. наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  7. подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Итак, мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2019 году. После этого, по возвращению сотрудника, обязательно нужно правильно оформить итоги командировки.

Оплата расходов сотрудника

По возвращению работника необходимо правильно оформить и оплатить произведенные им расходы. При этом, как было отмечено выше, к расходам относяться и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании, а также порядок расчета и выплаты суточных определен постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих локальных нормативных документах. При этом, в соответствии с нормами Налогового кодекса РФ , при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей, и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке, не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных, а также подтверждает произведенные расходы документами — проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма N АО-1. Предоставить авансовый отчет сотрудник обязан в течении 3-х дней по возвращению из командировки. В противном случае, расходы ему могут быть не возмещены.

Образец приказа о направлении в командировку (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Образец заполненного авансового отчета (подготовлен с помощью коммерческой версии Консультант Плюс):

Как оформить командировочное удостоверение

Несмотря на отмену командировочных удостоверений (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке.

Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности.

Форма командировочного удостоверения в 2019 году

05.01.2004 Постановлением № 1 Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму № Т-10. Можно использовать эту форму или разработать бланк самостоятельно.

Разрабатывая собственную форму необходимо соблюсти требования идентификации хозяйственной операции, установленные ч. 2 и 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете». В бланк должны быть включены следующие реквизиты:

  • наименование;
  • дата заполнения;
  • наименование организации, которая выдала командировочное удостоверение;
  • содержание хозяйственной операции (цель командировки в командировочном удостоверении, примеры: проведение инвентаризации, повышение квалификации и т. д.);
  • количество дней;
  • Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление.
Смотрите так же:  116 ч2 побои

Образец заполнения служебного задания на командировку

Отменено или нет служебное задание для направления в командировку. Форма служебного задания

В действующем законодательстве порядок направления работников в поездки регулируется ст. 166 ТК РФ, а также постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

До 2015 года обязанность по составлению служебного задания была закреплена в п. 6 положения «Об особенностях направления…», утвержденного постановлением № 749. Однако постановлением Правительства РФ «О внесении изменений…» от 29.12.2014 № 1595 были внесены поправки, согласно которым обязательным документом при направлении в командировку остался лишь приказ.

Единственным основанием для направления в поездку является распоряжение работодателя, для издания которого необходимо соответствующее основание (причина). Таковыми могут быть:

  1. Служебная или докладная записка от руководителя подразделения работника, направляемого в поездку, в адрес руководителя предприятия.
  2. Задание на командировку.

Форма служебного задания утверждена постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Этот бланк не является обязательным для использования, но его применение удобно тем, что он содержит в себе все необходимые сведения.

Указанный документ выполняет 2 функции:

  1. Конкретизирует суть задания, необходимого для выполнения конкретным работником в поездке.
  2. Отражает основные результаты, которых необходимо достигнуть путем исполнения возложенного поручения.

План заполнения бланка служебного задания. Скачать образец задания на командировку

Чтобы правильно заполнить служебное задание, необходимо воспользоваться следующим алгоритмом:

  1. Заполнение шапки документа, состоящей:
    • из сокращенного наименования предприятия;
    • кода предприятия по ОКПО (8-значный код).
  2. Присвоение документу:
    • порядкового номера;
    • даты (рекомендуется, чтобы указанные реквизиты совпадали с реквизитами приказа о командировании — для облегчения дальнейшего поиска и хранения документов).
  3. Указание:
    • Ф. И. О. сотрудника;
    • табельного номера.
  4. Заполнение столбцов документа:
    • 1-й столбец — сведения относительно структурного подразделения, в котором числится указанный сотрудник;
    • 2-й — информация о должности лица;
    • 3-й — страна и город, куда отправляется сотрудник;
    • 4-й — наименование компании, в которую отправляется работник;
    • 5-й — дата отъезда работника;
    • 6-й — дата окончания поездки;
    • 7-й — общее количество дней поездки;
    • 8-й — количество времени без учета на время, проведенное в пути;
    • 9-й — сведения о компании, которая оплачивает командировку;
    • 10-й — информация о документе-основании поездки;
    • 11-й — сведения о цели поездки.
  5. Подписание документа:
    • лицом, ответственным за его составление;
    • работником, в отношении которого он составляется.
    • Скачать образец служебного задания можно, пройдя по ссылке: Образец служебного задания для направления в командировку.

Образец служебного задания на командировку представляет собой документ, на основании которого составляется приказ о направлении в служебную поездку сотрудника предприятия.

Служебное задание на командировку (форма Т-10а)

Бланк по форме Т-10а

Служебное задание – это цель командировки. На основании служебного задания оформляется приказ на командировку. По возвращении из командировки работник должен отчитаться о командировочных расходах, сдав авансовый отчёт и командировочное удостоверение.

ВНИМАНИЕ: Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 отменено обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания.

Заполнение служебного задания

Вверху указывается наименование организации или ИП, номер документа и дата его составления; а также ФИО командируемого работника и его табельный номер.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Данные в таблице:

1) Структурное подразделение – подразделение, в котором числится работник.

2) Должность работника

3) Страна, город / Организация – место, в которое отправляется сотрудник (населённый пункт, наименование организации)

4) Дата начала и окончания командировки: первый день – это день отъезда из места постоянной работы, последний день – это день возвращения.

5) Срок – продолжительность командировки: сколько всего календ. дней и сколько дней без учёта дороги.

6) Организация-плательщик – указывается предприятие, финансирующее поездку.

7) Основание – указывается документ, на основании которого заполняется служебное задание (письмо, служебная записка или иной документ)

8) Графа «Содержание задания» — задачи, которые должен выполнить сотрудник во время командировки.

В конце бланка свои подписи ставят руководитель организации и структурного подразделения, и служебное задание передаётся сотруднику.

По возвращении из командировки сотрудник отчитывается в графе «Краткий отчёт о выполнении задания» о том, что сделал, выполнены ли поставленные задачи. Работник расписывается и передаёт задание руководителю, который заполняет строку «Заключение», ставит дату и подпись.

Похожие публикации:

  • Нотариус шмелева Московская городская нотариальная палата (МГНП) Нотариус РіРѕСЂРѕРґР° РњРѕСЃРєРІС‹ Шмелев Константин Аверьянович Konstantin Shmelev Рі. РњРѕСЃРєРІР°, СѓР». […]
  • Пособия малоимущим в 2019 году пермь Какие льготы и пособия положены многодетным семьям в Пермском крае в 2019 году Несмотря на высокие демографические показатели, социальная политика Пермского региона включает больше ста доступных льгот и пособий. Получение привилегий […]
  • Проводки земельный налог Какие проводки при начислении земельного налога (учет) Как правильно это сделать, чтобы избежать конфликтов с налоговой инспекцией? Содержание Что нужно знать? ↑ Величина земельного налога зависит от категории земельного участка. […]
  • Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных Телефон: 8 800 500 18 35 Территориальный орган Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения по Краснодарскому краю (Территориальный орган Росздравнадзра по […]
  • Офисная форма приказ 300 Приказ Министра обороны РФ от 7 февраля 2017 г. № 89 “О внесении изменений в приложение № 1 к приказу Министра обороны Российской Федерации от 22 июня 2015 г. № 300 «Об утверждении Правил ношения военной формы одежды, знаков […]
  • Как вернуть технику обратно в магазин Инструкция: как вернуть в магазин бытовую технику, полученную в подарок По закону «О защите прав потребителей» у вас есть 14 дней, чтобы обменять исправную продукцию на аналогичную. Деньги в этом случае возвращают, если замены не […]