Внутренняя бухгалтерская управленческая отчетность

Содержание:

Внутренняя управленческая отчетность

Внутренняя управленческая отчетность дает интерпретацию отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет был бы формальным скопищем цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Формальные требования к внутренней управленческой отчетности:

  1. целесообразность — информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
  2. объективность и точность — внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных решений; поскольку оперативность, быстрота представления отчетности отражается на точности информации, следует стремиться к минимизации данного фактора;
  3. оперативность — отчетность должна представляться к установленному сроку, что необходимо для принятия решений;
  4. краткость — в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
  5. сопоставимость отчетности — возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
  6. адресность — внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
  7. эффективность — издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима. Для управляющих имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и на будущее, выбора оптимальных вариантов управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих и бухгалтеров, других специалистов (экономистов, аналитиков и т. п.).

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

  • гибкая, но единообразная структура;
  • понятность и обозримость информации;
  • оптимальная частота представления;
  • пригодность для анализа и оперативного контроля.

Управленческая отчетность (2)

Главная > Реферат >Государство и право

1 Глава. Внутренняя управленческая отчетность………. 5

Понятие и виды отчетности……………………………. 5

Пользователи управленческой отчетности……………. 7

Структура управления организацией…………………. 11

2 Глава. Характеристика бухгалтерского учета и деятельности предприятия ЗАО «Актив»…………………..17

2.1. Краткая характеристика деятельности предприятия…. 17

2.2. Характеристика бухгалтерского учета предприятия…….19

3 Глава. Управленческая отчетность и ее анализ…..……. 21

3.1. Формы внутренних отчетов…………………………. …..21

3.2. Обратная связь в системе оперативного управления……27

Роль информации в современном деловом мире неук­лонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли и росте ка­питала. Для принятия инвестиционных решений, выбо­ра клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров, необходима полнота и достоверность сведений.

Под отчетом понимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Как правило, отчет представляется на бумажном носителе, но может и в электронном виде или в любом другом. Важен не носитель, а обращенность отчета к пользователю. Че­ловек заведомо не в состоянии воспринимать и перераба­тывать всю информацию, присутствующую в информа­ционных системах управления, поэтому вынужден потреб­лять ее порциями. Порция информации, содержащая толь­ко требуемые пользователю сведения и сгруппированная максимально удобным для него образом, и представляет собой отчет.

Отчетность — это система взаимосвязанных показате­лей, характеризующих условия и результаты деятельно­сти предприятия или составляющих его элементов за ис­текший период.

Составление отчетности — завершающий этап учетно­го процесса, поэтому она состоит из обобщающих итого­вых показателей, которые получают в конце отчетного периода с помощью соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели, как в сто­имостном, так и в натуральном выражениях. Таким об­разом, отчетность представляет собой источник инфор­мации для анализа и принятия решений.

Целью курсовой работы является изучение управленческой отчетности.

Задачами курсовой работы являются:

— изучение целей создания управленческой отчетности;

— изучение видов управленческой отчетности;

— изучение требований к управленческой отчетности;

— анализ управленческой информации.

Предметом исследования является управленческая отчетность организации.

Методологической и методической основой написания курсовой работы являются федеральные законы РФ, положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), учебная и справочная литература.

Объектом исследования является ЗАО «Актив». Закрытое акционерное общество «АКТИВ» — одно из подразделений строительного холдинга «Эталон-ЛенСпецСМУ» — успешно работает на рынке строительных услуг Санкт-Петербурга более 5 лет.

В настоящее время основной задачей ЗАО «АКТИВ» является реализация современного высококачественного строительного оборудования и техники, с гарантированным качеством.

Предметом исследования является отче­ты об издержках для разных уровней управления данной организацией.

Глава 1. Внутренняя управленческая отчетность.

1.1. Понятие и виды отчетности

Применяемую на практике отчетность можно разде­лить на несколько видов по трем основным характерис­тикам:

1) объем информации, представляемой в отчете;

2) цель составления;

3) период отчетности.

По объему информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной еди­ницы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности по конк­ретным географическим регионам (филиалам). Общая отчетность характеризует результаты деятельности пред­приятия в целом.

В зависимости от целей составления отечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность слу­жит средством информирования пользователей, заинте­ресованных в характере деятельности, доходности и иму­щественном положении предприятия. Составление внут­ренней отчетности вызвано потребностью внутрифирмен­ного управления.

В зависимости от периода, который охватывает состав­ляемая отчетность, различают периодическую и годовую отчетность. Периодическая отчетность — это отчетность, составленная через определенные промежутки времени (день, неделя, декада, месяц, квартал, полгода). Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированными действующими нормативными актами РФ.

Управленческая отчетность — внутренняя отчетность, т. е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах де­ятельности по регионам.

Целью составления управленческой отчетности явля­ется удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимо­стных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также кон­кретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловли­вает ее периодичность и формы, а также набор показа­телей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических осо­бенностей, присущих предприятию и конкретному объек­ту управленческого учета, цели управления применитель­но к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей пред­приятия. Содержание, формы, сроки и обязанности пред­ставления этой отчетности, а также пользователи зави­сят от условий хозяйствования на конкретном предпри­ятии.

Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления.

Основными пользователями управленческой отчетно­сти являются:

• менеджеры всех иерархических уровней предприя­тия;

• персонал коммерческой организации.

Факт ведения учета и отчетности по центрам ответ­ственности повышает дисциплину и ответственность ме­неджера. Информация внутренней отчетности необходи­ма для принятия управленческих решений по вопросам, касающихся оценки деятельности центров ответственно­сти менеджерами вышестоящих уровней; выявления тен­денций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности. Внутрен­няя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и по оптимизации деятельнос­ти предприятия в целом. Например, отчетность по цент­рам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли предприятия и оценить риск новых капитальных вложений.

Ознакомление персонала предприятия с данными уп­равленческой отчетности улучшает отношения в коллек­тиве, формирует уверенность работников в своем положе­нии.

Так как управленческая отчетность, сегментов имеет двойственный характер, т. е. это одновременно и внешняя и внутренняя отчетность. Поэтому она предназначена как внутренним пользователям, к которым принято относить вышеперечисленных менеджеров всех уровней предпри­ятия и персонал коммерческой организации, так и вне­шним пользователям, к числу которых относятся финан­совые аналитики. Они работают по найму потенциаль­ных инвесторов, партнеров и кредиторов и должны пре­доставлять заказчикам информацию о прогнозе развития конкретных сегментов, о сравнении прибыльности по от­дельным сегментам, о риске вложения капитала в дан­ный сегмент. В качестве основной перед аналитиками ставиться задача о понимании того, как выделяются сег­менты и каков прогноз их развития.

Сроки предоставления и периодичность управлен­ческой отчетности — также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

Периодичность составления управленческой отчетнос­ти — вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчетности является своев­ременность принятия по данным отчетности управленчес­ких решений, т. е., когда управленческие решения спо­собны в начальной стадии предотвратить развитие нега­тивных тенденций, или наоборот, способствовать разви­тию позитивных тенденций. Так как на нижних уровнях роль оперативности принятия управленческих решений выше, чем на верхних, периоды представления отчетнос­ти на нижних уровнях значительно короче.

С некоторой степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и предоставления прак­тически всей отчетности на предприятии:

• периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетности.

Краткосрочной считается отчетность, которая предо­ставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Однако на некоторых предприятиях, очень редко, в свя­зи со спецификой производства и размером самого пред­приятия, в качестве краткосрочной выступает ежемесяч­ная отчетность. Такая отчетность иногда называется опе­ративной, что несколько не правильно. Оперативной считается отчетность, которая фиксирует регистрацию пер­вичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям. Краткосрочная отчетность,— это предос­тавление информации первичных документов в тех или иных срезах, т. е. эта информация, которая наиболее ак­туальна для предприятия и отражает важные и динами­ческие стороны его деятельности. Также она может отра­жать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учет не имеет никакого отношения. Напри­мер, содержит статистически обработанную или расчет­ную информацию. Основными пользователями такой от­четности являются менеджеры среднего звена или линей­ные руководители. Именно они должны принимать уп­равленческие решения на основе данной информации.

Второй временной период — это среднесрочный. Уп­равленческая отчетность этой группы составляется с пе­риодичностью от раза в неделю до раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия им обязательно содержит дан­ные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать про­гнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать измене­ния восстановительной стоимости сырья. В последствии на основе данных этой отчетности можно попытаться спрогнозировать изменения цен на произведенную про­дукцию и на основе полученных данных показать изме­нения ее рентабельности. Потребителями такой отчетно­сти являются менеджеры более высокого уровня: руко­водство предприятия, менеджеры высшего звена. Так как многие решения, которые принимаются на основе управ­ленческой отчетности, составленной в среднесрочный пе­риод, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.

Долгосрочная управленческая отчетность, которая составляется с периодичностью от раза в месяц до раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетностью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленческими показателями и от­четными данными. В западной практике такая отчетность составляется довольно редко — раз в год. Это связано с тем, что финансовая отчетность сдается раз в год. В рос­сийской практике в связи с системой квартальной фи­нансовой отчетности, долгосрочная управленческая отчет­ность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуа­ции необходимо с периодичностью раз в квартал, в соот­ветствии с периодичностью финансовой отчетности.

В соответствии с этим огромное значение в российской практике приобретает краткосрочная управленческая от­четность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности оп­ределяет само предприятия и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивиду­ально. При этом важно иметь четкий график представле­ния отчетности.

Внутренняя отчетность в управленческом учете

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с Планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. Внутренняя отчетность – это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

  • целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
  • объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
  • оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
  • краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
  • сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
  • адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
  • эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

  • гибкая, но единообразная структура;
  • понятность и обозримость информации;
  • оптимальная частота представления;
  • пригодность для анализа и оперативного контроля;
  • непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.
Смотрите так же:  Кредитные займы под залог квартиры

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

Итак, чрезмерная детализация отчетности – враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

  • размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;
  • отклонения отражаются буквально по всем статьям. Отклонение в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие. Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации;
  • статьи отчета детализируются по функциям «объем продаж», «издержки на продажи» без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеем детализацию «наоборот»;
  • множество посторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На низовых уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

ФОРМЫ ВНУТРЕННИХ ОТЧЕТОВ

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1).

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.


Рис. 1. Классификация внутренней отчетности

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

Пример отчета об издержках для разных уровней управления одной из организаций.

Внутренняя отчетность

Внутренняя отчетность — это используемая для нужд управления организации система сбора информации в денежном и натуральном измерении о фактах хозяйственной деятельности, влияющих не только на финансовые, но и на производственные и технологические показатели.

Формы документов для внутренней отчетности (включая внутреннюю бухгалтерскую отчетность) устанавливаются организацией самостоятельно в зависимости от технологического процесса, условий сбыта продукции, товаров и т.д. По периодичности представления внутренняя отчетность организации бывает от ежедневной до годовой. Представляется как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Содержание внутренней отчетности — коммерческая тайна, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся во внутренней отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Управленческая отчетность: виды отчетов и порядок их составления

Из-за особенностей законодательства предприятия в России имеют некоторые обязательства, связанные с предоставлением разной отчетности в государственные органы. Для грамотного составления нужных документов часто требуется консолидация больших объемов внутрикорпоративных ресурсов. В большинстве компаний формируется в том числе и управленческая отчетность, которую необязательно предоставлять в государственные органы, но многие фирмы составляют эти документы. Так для чего необходим данный вид отчетности?

Для чего составляется управленческая отчетность

Управленческая отчетность предприятия представляет собой внутренние документы, которые содержат определенные цифры, отражающие разные аспекты бизнес-активности компании.

Такая отчетность является значимым компонентом планирования в бизнесе. Документы, формирующие ее, отражают данные, которые имеют достаточно большое значение при подсчете перспектив каких-либо управленческих решений. Когда завершается тот или иной этап развития компании, эти документы позволяют провести анализ и выявить ошибки руководства фирмы, а также причины этих недочетов и возможные варианты других решений.

Лучшая статья месяца

Товары, которые выпускает Procter & Gamble, потребители знают как отдельные марки. Всего компания продает более 300 наименований товаров, рекламу которых мы ежедневно видим по телевизору. Один из секретов коммерческого успеха в том, что Procter & Gamble обладает уникальной корпоративной культурой.

В нашей статье мы отобрали 7 принципов Procter & Gamble, которые изучают в бизнес-школах по всему миру.

Важно понимать, что финансовая, бухгалтерская, управленческая отчетности отличаются друг от друга. Во-первых, у них разная методология. Так, если два первых типа отчетности представляют собой статистические данные, которые отражают обороты капиталов, то управленческая отчетность не только отражает статистику, но и интерпретирует цифры. Таким образом, руководство не только видит цифры, но и понимает, что они значат.

Например, управленческая отчетность показывает, чем обуславливается более высокая рентабельность при производстве конкретных видов продукции, либо, наоборот, какова причина недостаточных показателей выручки и слишком больших издержек на том или ином участке бизнеса. Такие интерпретированные цифры в данной отчетности помогают менеджерам принимать правильные решения, обновлять основные фонды, вовремя модернизировать оборудование и так далее.

Управленческая отчетность внутри фирмы при правильном и своевременном составлении способствует определению менее эффективных участков бизнеса.

Чем может быть полезна управленческая отчетность

Для того чтобы понимать, зачем необходимы управленческий учет и отчетность, нужно четко определить цели, которые вы преследуете, а также те задачи, которые нужно решить. Акционеры фирмы, в том числе и я, вынуждены находить ответы на разные стратегические вопросы, ведь нам нужно видеть результаты своей многолетней бизнес-деятельности. Основным показателем управленческой отчетности при этом является стоимость компании. Методика измерения этих данных предполагает понимание алгоритма вычисления частной стоимости фирмы и ее отличия от способа расчета стоимости компании, акции которой котируются на фондовом рынке.

Плюс ко всему различные отраслевые факторы очень сильно могут влиять на стоимость фирмы. В случае нашего бизнеса цена холдинга зависит от абсолютных и относительных показателей объема продаж, чистой прибыли, финансового «рычага» и запаса финансовой прочности. Мы стараемся обращать внимание на себестоимость переработки и ее учет, то есть на уровень производительности труда. Если прочие условия равны, то данный показатель определяет победителя в рамках конкурентной борьбы.

Особенное значение придается показателям нефинансового характера (например, числу покупателей за какой-то период), клиентской структуре и иным данным. Их позволяет получать именно управленческая отчетность.

На данный момент у нас в фирме в систему управленческой отчетности информация поступает из автоматизированного бухучета плюс формируется и анализируется в Excel. Чтобы исключить проблемы организационного характера и иные неудобства, связанные со сбором, обработкой и анализом информации, в конце 2005 года мы решили полностью перевести учет на наших предприятиях на автоматизированную систему.

Наиболее характерный пример – компания Enron. Инвесторы и кредиторы этой фирмы лишились большой части денежных средств именно из-за того, что все свое внимание посвящали финансовой отчетности и за этими данными не увидели иных важных показателей, отражающих развитие бизнеса.

Что входит в состав управленческой отчетности

Управленческая отчетность не имеет строгого регламента в рамках законодательства, она формируется в свободной форме и должна соответствовать исключительно потребностям управления определенной фирмы. Благодаря этому существует большое количество вариантов такой документации. Однако при этом есть определенные нюансы, которые важно включать в отчет.

1. Отчеты об операционной деятельности

Операционная деятельность представляет собой основную работу фирмы, которая направлена на получение прибыли (это производство товаров, оказание услуг и иная деятельность, приносящая прибыль).

В подобную отчетность входят данные о:

  • производстве товаров;
  • приобретении товарно-материальных ценностей;
  • закупке сырья, расходных материалов и комплектующих;
  • запасах готовой продукции на складах;
  • движении денежных средств;
  • дебиторской задолженности.

Таким образом, подобный отчет отражает текущее состояние дел компании.

2. Отчеты об инвестиционной деятельности

Инвестирование является важной частью деятельности фирмы. Ведь даже самое маленькое предприятие выделяет средства, которые идут на развитие и расширение бизнеса.

Такой вид управленческой отчетности содержит данные о:

  • движении основных средств;
  • движении нематериальных активов компании;
  • долгосрочных денежных вкладах;
  • планируемых инвестициях и капитальных вложениях;
  • выполнении инвестиционных проектов.

3. Отчеты о финансовой деятельности

В этом отчете речь идет о краткосрочных вложениях, о привлечении заемного и акционерного капитала, кредитовании и управлении наличными.

4. Отчеты о продажах или оказанных услугах

Эта отчетность составляется службой сбыта для руководства и топ-менеджеров организации. Такой документ показывает, в каких объемах реализуется продукция и с каким ценником. Иногда могут быть отражены дополнительные сведения о динамике отгрузок, о запасах на складских помещениях, затратах на реализацию продукции и тому подобное.

5. Отчеты о закупках

Такой отчет содержит данные о закупках сырья, расходных материалов, оборудования, инструментов и прочих производственных активов. Особенно важен этот документ на большом производстве, где в работе используют большое количество разных материальных ценностей.

В управленческой отчетности должны отражаться ключевые показатели деятельности компании

Чтобы исключить в работе финансовых служб творческий подход к составлению управленческой отчетности компании, руководитель должен четко выделить основные показатели деятельности фирмы. При этом эти данные должны быть информативными и позволять отслеживать результаты работы и составлять прогнозы. В нашей компании к таким показателям мы относим:

  • объем дебиторской задолженности и невыставленных счетов (DSO,англ.daily sales outstanding — показатель неоплаченных продаж);
  • соотношение объемов продаж нынешним клиентам и новым за отчетный период;
  • валовая маржа (сross мargin);
  • анализ затрат компании (run-rate analysis);
  • вклад каждого из направлений деятельности (каждого вида продукции) в прибыль компании (сontribution);
  • капитальные расходы.

В связи с тем, что наша фирма является консалтинговой и ориентированной на проекты, нам важно также учитывать среднюю почасовую ставку консультанта и реализацию (этот показатель дает возможность определить степень занятости наших консультантов в проектах).

Основные формы управленческой отчетности

Существует несколько форм управленческой отчетности, например управленческий баланс.

Управленческий баланс по большей части похож на бухгалтерский. Однако есть ключевое отличие от бухгалтерской управленческой отчетности, которое заключается в функциональном назначении. Данный тип отчетности не только отражает цифры, но и позволяет интерпретировать их с точки зрения эффективности бизнес-модели организации, то есть дает возможность увидеть картину общего положения дел в плане активов и различных обязательств фирмы перед партнерами, и наоборот.

В зависимости от того, как будут интерпретироваться показатели управленческой отчетности, формируется оригинальная структура управленческой отчетности. При этом особое значение имеет то, кто именно будет пользоваться данными отчетами.

Управленческий баланс является универсальным документом, так как он включает в себя информацию, интересную не только генеральному директору, но и его заму и самому собственнику бизнеса.

Какие есть еще виды управленческой отчетности?

Отчет о прибылях и убытках является документом, который должен предоставляться в соответствующие органы. При этом его можно использовать как источник при создании управленческой отчетности, этому способствует еще и удобная структура данного документа.

Такой отчет призван фиксировать результаты активностей фирмы в определенный период с точки зрения финансов. Он содержит цифровые данные о доходах, издержках и финансовых результатах с нарастающим итогом. В рамках управленческой отчетности тут отражаются: источники выручки, статьи расходов, прибыльность фирмы. Однако, чтобы это были не голые цифры, а и интерпретация, необходимо сопроводить вышеописанные данные дополнительными источниками, фиксирующими нужные разъяснения относительно описанных в отчете показателей.

Еще один важный вид отчетности — отчет о движении денежных средств. Этот документ показывает поступление финансов в корреляции с источниками. Кроме того, он отражает выплаты организации соотносительно с ключевыми направлениями расходов (за определенный период времени) и позволяет определить кредитоспособность компании. Такой отчет полезен не только руководящему составу предприятия, но и его собственникам.

Смотрите так же:  Бесплатно электронное пособие по химии

Все рассмотренные виды управленческой отчетности могут быть дополнены иными источниками, которые в свою очередь могут быть основаны на самых разных подходах к их составлению.

Требования, которым должна соответствовать внутренняя управленческая отчетность

1. Понятность.

Важно знать, что понимание основных целей управленческой отчетности конкретного типа значительно повышает ее понятность для конкретного пользователя. При этом цели отчетов должны быть определены еще во время разработки классификатора управленческой отчетности.

Таким образом, ясно, что отчет такого рода должен быть понятен пользователю управленческой отчетности, однако есть определенный нюанс: этот пользователь в свою очередь тоже должен обладать некоторыми особыми знаниями. Основу при этом составляют финансовые и экономические сведения.

Разумеется, руководство компаний не обязано досконально понимать методологию формирования управленческих отчетов, однако осознавать смысл основных показателей, указанных в отчетности, а также знать управленческую учетную политику руководители должны. В связи с этим важно запланировать специализированное обучение, и для руководителей фирмы тоже. Большинство компаний не уделяют этому вопросу должного внимания, а отсутствие обучения приводит ко многим негативным последствиям.

Итак, информация, которая содержится в отчетности, обязана быть доступной для понимания пользователю, который знаком с принципами управленческой отчетности и владеет базовыми знаниями по экономике и финансам.

2. Значимость

Управленческая отчетность всегда должна отражать исключительно значимые информационные данные. Несмотря на то что из названия документов понятно, что такие отчеты важны для организации и должны содержать в себе только значимые данные, все равно во многих фирмах они перегружаются лишними сведениями. При этом именно отсутствие должной подготовки к ведению отчетности является причиной такой информационной избыточности. Особенно часто не продумывают основной классификатор управленческой отчетности, забывают четко определить цели. Как следствие – замусоренные лишними сведениями отчеты.

Те же, кто любит добавить в отчет дополнительные данные, могут воспользоваться особыми возможностями специализированных программных продуктов, которые позволяют выводить на экран не все показатели. С одной стороны, можно сразу в настройках предусмотреть все потенциально интересные показатели для конкретного отчета, но с другой — при его визуализации высвечивать только часть из них.

Важно понимать, что тот или иной показатель может быть по-разному значим в разные периоды времени. Так, в компании по дорожному строительству топ-менеджеры требуют от подразделений производства предоставление ежедневной отчетности. Несмотря на то что удаленные работы всегда предусматривают больший контроль, такие отчеты из-за того, что составлялись каждый день, имели значимость для общего дела лишь 30%. Таким образом, этот подход оказался просто пустой тратой времени сотрудников ДРСУ (дорожно-ремонтных строительных участков).

Итак, все сведения управленческой отчетности должны быть полезными и способствовать принятию решений, а также оценке прошлых, настоящих и будущих событий, что в свою очередь позволяет исправлять предыдущие оценки или подтверждать их.

3. Надежность (достоверность)

Несмотря на то что в отличие от бухгалтерской отчетности управленческая не нуждается в скрупулезной точности, все равно эта характеристика очень важна при составлении отчета. Дело в том, что иногда руководителю наиболее важно получить относительно точный отчет, но в строго отведенные сроки, нежели отчетность, выверенную до мелочей, но с задержкой. Однако это вовсе не значит, что управленческая отчетность вовсе не требует точности.

Основной момент: управленческий отчет должен отображать реальное состояние дел организации и не содержать весомых погрешностей.

Важно выполнять определенные условия, чтобы обеспечить надежную управленческую отчетность.

4. Правдивость

Данное условие говорит о том, что отчет должен отражать правдивые операции и иные события, которые были основанием для его подготовки. Отсутствие правдивых сведений иногда имеет место быть из-за трудностей идентификации событий и их оценки. Такое может произойти во время заполнения отчета и ввода данных, особенно если ввод осуществляется на основании первичной документации, в которой невозможно четко определить аналитику. Еще такое случается, когда первичка не поступила в срок, а внутренний первичный документ содержал некоторые ошибки.

5. Нейтральность

Данное условие заключается в том, что представленные сведения должны быть непредвзятыми и не оказывать влияния на принятие решений с целью достижения запланированного результата. Хотя отсутствие нейтральности часто встречается, когда управленцы слишком надеются на свою интуицию. Иначе говоря, они держат готовое решение в своей голове, а управленческий отчет воспринимают лишь как инструмент подтверждения этого решения. Тогда сведения могут просто подгоняться под тот самый готовый результат, хотя и несознательно.

Такое подстраивание сведений может быть заключено в исключении из управленческой отчетности тех показателей, которые явно демонстрируют слабые стороны реализованного или только готовящегося решения. Также для того, чтобы подогнать отчет под созревшую в голове картину, может применяться другая учетная политика во время расчета показателей.

Дело в том, что одинаковые показатели часто имеют разное значение в зависимости от использования отличных друг от друга принципов признания и оценивания хозяйственных операций. Данный способ подстраивания сведений можно успешно применять во время разработки плановых управленческих отчетов (бюджетов), поскольку по факту отчетность можно получить, исключительно основываясь на ранее введенных данных, а значит, и управленческая учетная политика не может быть легко изменена.

Важно понимать, что управленческую учетную политику изначально можно выбрать таким образом, чтобы при ее использовании те показатели, которые интересуют владельцев компании, выглядели бы более привлекательными.

6. Преобладание сущности над юридической формой

Для обеспечения достоверности сведений они должны быть представлены с учетом их экономической сущности и реальности, а не только в соответствии с их юридической формой. Понятно, что это условие напрямую имеет отношение к политике управленческого учета, а еще точнее – к любым ее отличиям от политики бухгалтерского учета.

7. Осмотрительность (консервативность)

Данное понятие подразумевает соблюдение осторожности при формировании суждений в рамках отчетности, особенно в условиях неопределенности. Не стоит завышать свои активы и занижать обязательства.

Если степень неопределенности очень велика, то события стоит раскрывать исключительно в примечаниях к отчету. Иначе говоря, отчет не стоит приукрашать таким способом, чтобы он больше понравился руководителю или владельцу предприятия.

8. Сопоставимость

Важно понимать, что при частой смене форматов управленческой отчетности сопоставлять, контролировать и анализировать динамику показателей таких документов будет крайне сложно.

Разумеется, не во всех случаях сразу получается создать оптимальную форму управленческой отчетности. И если хочется до конца быть уверенным в полноте формы, как правило, требуется не один раз составить управленческий отчет, чтобы на цифрах его обкатать.

Имеют место различные корректировки форматов управленческой отчетности, однако впоследствии лучше не изменять форму отчетов без крайней необходимости. Возникнуть эта потребность может в связи со сменой стратегии фирмы, что повлечет за собой планирование и контроль каких-либо новых показателей, ранее не использованных при составлении отчета.

При такой ситуации формат управленческой отчетности может стать иным, однако организация, как правило, редко изменяет стратегию, а значит, и форма отчета варьирует крайне редко.

Состав и количество отчетов могут претерпеть изменения и по другим причинам. Например, компания использует систему бюджетного управления, а модель планирования в связи с какими-либо причинами была детализирована, что стало основанием для появления бюджетов и показателей. В таком случае необходимо еще и увеличить количество и состав фактической управленческой отчетности, чтобы можно было получать план-фактные отчеты для последующего анализа.

Данные действия в свою очередь могут повлечь за собой изменение уже действующих форматов фактической управленческой отчетности.

Принципы формирования информативной управленческой отчетности

Существует несколько принципов, которые могут помочь вам организовать управленческий учет таким образом, чтобы вы не тратили на изучение отчетных документов лишнее время.

  1. Ничего не нужно усложнять. Лучше применять форму таблицы. Если есть возможность сделать отчет графическим, то следует использовать построение графиков и диаграмм.
  2. Следует оценивать состояние компании по трем основным формам: баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. На маленьких предприятиях с помощью этих форм можно провести анализ состояния активов и оценить результаты деятельности. Но если управленческая учетная политика отличается от бухгалтерской, то и формы должны быть не бухгалтерские, а управленческие.
  3. Стоит делить основные показатели управленческой отчетности на абсолютные и относительные. Абсолютными стоит считать показатели объема выручки, прибыль, маржинальный доход и себестоимость. При этом они могут быть представлены не только в денежном выражении, но и в натуральном. Вторая группа показателей предназначена для возможности оценить эффективность деятельности фирмы, подразделения и работников. Лучше всего проводить анализ этих показателей в динамике. Плюс ко всему относительные показатели дают возможность сравнить основные показатели вашей фирмы с показателями других компаний отрасли.
  4. Чем крупнее ваша организация, тем чаще стоит контролировать основные показатели (один раз в месяц или в неделю). При этом руководитель лично должен оценивать небольшую группу показателей, то есть не стоит брать на себя много. Лучше давать соответствующие поручения своим замам, которые также будут следить за какими-то показателями собственнолично.
  5. Собирайте качественную первичную информацию. Так, если производственному подразделению без взвешивания отпускается со склада два мешка сахара с нормативной массой 50 кг каждый, то нужно фиксировать отпуск двух 50-килограммовых мешков, а не 100 кг сахара. Разумеется, можно учитывать вес и в килограммах, но только тогда, когда отпускаемые материалы взвешивают, ведь нормативная масса иногда существенно отличается от фактической. Также частой проблемой является качество баз данных. Например, один и тот же контрагент может быть внесен в базу под разными названиями (ООО «Строймаркет», «Строймаркет», «Строй Маркет», «Строй-маркет»). Аналогичная проблема встречается и при написании названия материалов. Чтобы исключить неточности такого рода, стоит проработать хорошую грамотную автоматизацию. В маленьких организациях лучше всего использовать Excel. А вот если компания большая и управленческую отчетность составляют несколько десятков человек, то необходимо применять специализированную информационную систему.
  6. Следите за единой базой данных. Зачастую сведения, допустим, о дебиторской задолженности, есть и в дирекции по продажам, и в финансовой службе, и в бухгалтерии. При этом каждое подразделение обладает своей личной учетной микросистемой. Для того чтобы иметь возможность оперативно получить качественный управленческий отчет, необходимо использовать единую информационную систему и жестко обязать все подразделения вести учет только в ней. Таким образом, например, отгрузить продукцию со склада или выдать расходные материалы для производства можно, только зайдя в систему и распечатав сопровождающий документ. При этом получить его можно будет только в том случае, если все нужные данные были верно внесены в базу.

Формирование управленческой отчетности: основные этапы

Этап 1. Составление списка людей, которым нужно пользоваться управленческой отчетностью

В данном списке стоит отразить генерального и коммерческого директоров, топ-менеджеров и управляющих продажами, ведь всем им рано или поздно потребуется управленческая отчетность.

Этап 2. Сбор существующей управленческой отчетности в том виде, в каком она есть

В тех случаях, когда используется бухгалтерская отчетность, в комплект необходимо включать и ее.

Этап 3. Составление матрицы для управленческой отчетности

Составление данной матрицы подразумевает вписание следующих сведений: пользователи отчетов/виды отчетов, на пересечении необходимо прописать, что именно каждый пользователь смотрит в отчете (буквально куда он смотрит, в какую ячейку, на какой итог — чтобы обнаружить бесполезную информацию или информацию в неудобном виде, когда пользователь отчета еще что-то пересчитывает на калькуляторе).

Кроме этого, необходимо задать соответствующие вопросы, чтобы определить, чего именно пользователям не хватает в отчете. Так, если в компании существуют показатели, использующиеся в качестве контрольных и целевых, то нужно включить их в таблицу в ячейки тех отчетов, из которых берутся их значения. Это крайне важно во время составления управленческой отчетности.

Таблица. Матрица управленческой отчетности

Отчетные данные по холдинговым продажам. Целевой показатель – объем продаж

Отчетные данные по продажам каждого филиала. Контрольный показатель — объем продаж каждого филиального подразделения

Отчет по дебиторской задолженности Контрольные показатели – суммы дебиторской задолженности филиалов

Отчет по издержкам обращения. Контрольный показатель – маржа

Обращает внимание на итог по продажам. Необходимо: итог по регионам

Обращает внимание на итог по продажам всех филиалов. Необходимо: итог по номенклатурным группам

Обращает внимание на итог по просроченной задолженности

Сравнивает общую сумму расходов с маржой.

Неудобства: отсутствие показателя маржи в этом же отчете.

Не стоит расшифровывать расходы по мелочам.

Необходимо: отделять расходы на производство от административных расходов

Обращает внимание на сумму продаж по всем регионам.

Обращает внимание на сумму продаж по каждому менеджеру. Необходимо: отслеживать количество новых клиентов на каждого менеджера

Обращает внимание на просроченную и общую задолженность по каждому менеджеру

Обращает внимание на сумму рекламных, представительских и командировочных расходов

На данном этапе получается картина того, как дела обстоят на самом деле. Из нее необходимо выделить наиболее рациональные показатели, чтобы при новом управленческом учете было все, что использовалось ранее.

Этап 4. Разработка и создание управленческого классификатора

На данном этапе важно создать грамотный классификатор, где будут отражаться расходы и доходы, а также движения денежных средств (БДДС) и бюджет инвестиций, а также содержаться статьи для учета оборотов между статьями баланса.

Этап 5. Принятие решения о том, какие еще аналитические справочники нужны

Следующим этапом становится принятие решения о том, какие еще справочники аналитики нужны при составлении управленческой отчетности. Допустим, обращая внимания на таблицу, описанную выше, сразу можно сделать вывод о том, что необходимыми станут справочники по подразделениям (филиалам), по регионам, номенклатурным группам, по менеджерам, а также, возможно, еще и по статьям затрат и контрагентам. Денежная управленческая отчетность, как правило, нуждается в аналитическом учете мест хранения финансовых средств (расчетных счетов, касс, подотчетных лиц). Данные справочники надо взять из уже разработанных баз данных (из бухгалтерской базы данных можно взять справочник по контрагентам, например) или же самостоятельно составить новые, но согласовать их нужно со всеми лицами, которые пользуются отчетом по данному конкретному пособию.

Этап 6. Составление основных форм отчетности

Теперь необходимо разработать основные формы управленческой отчетности (БДР, БДДС, Баланс). Нужно проверить, чтобы отчетность содержала именно ту информацию, которой руководство пользовалось ранее. Следовательно, формы должны быть составлены на реальных данных. Так, если формы разрабатываются в таблице Excel, не забудьте добавить в нее весь необходимый аналитический учет (допустим, согласно статьям оборотов), вывести регионы или номенклатурные группы, а колонки сделать по месяцам.

Если же для создания форм используется программное обеспечение «Бизнес-планирование», то можно обойтись только заполнением справочника «Формы бюджетов» и затем провести проверку на предмет вывода в отчете расшифровки аналитики, которая вам нужна.

Этап 7. Составление остальных форм отчетности

На основе используемых аналитических справочников нужно создать иные формы управленческой отчетности. Первоначально следует сделать формы, которые будут аналогичны уже используемым в организации. Далее стоит рассмотреть материалы схожих с вашей фирмой организаций и оценить их пользователей, затем надо выдвинуть предложение о внедрении дополнительных форм отчетов.

Этап 8. Добавление в созданные отчеты формул и вычисляемых значений

На данном этапе документация начинает обретать вид управленческой отчетности.

Этап 9. Заполнение форм отчетности

Смотрите так же:  Как оформить премию работнику

Заполнять формы нужно исключительно теми данными, которые реальны, за один и тот же месяц. Также необходимо провести согласование заполненных форм с теми лицами, которые раньше занимались составлением управленческой отчетности.

Этап 10. Согласование отчетности с пользователями

Заполненная отчетность должна быть согласована с пользователями. При этом есть вероятность, что придется исправлять и дорабатывать управленческую отчетную документацию в соответствии с полученными замечаниями.

Итак, составление управленческой отчетности происходит по этапам. При этом каждый из них очень важен, и нужно следить за правильным его прохождением. Только тогда отчет получится грамотно составленным.

С какой периодичностью необходимо составление управленческой отчетности

Как часто нужно составлять управленческую отчетность, каждый руководитель решает в индивидуальном порядке. Основной критерий при выборе периодичности – своевременность принятия решений, основанных на данных отчетах. При этом для нижних уровней управления оперативность принятия решений более важна, чем для верхних. Поэтому и периодичность составления отчетов на нижних уровнях должна быть более частой.

Принято выделять три условных базовых периода предоставления управленческой отчетности.

  1. Краткосрочная отчетность составляется максимально часто — каждый день или раз в неделю. Но итоговый срок зависит исключительно от специфики производства. Такая отчетность формируется на основе первичных документов по разным аспектам. Иначе говоря, это наиболее актуальная для компании информация, отражающая самые важные и динамично изменяющиеся стороны производства. Наиболее часто такой формой управленческой отчетности пользуются управляющие средних уровней, которые принимают свои решения на основе данных документов.
  2. Среднесрочная отчетность формируется еженедельно или ежемесячно. В ней объединяются показатели текущие и прогнозируемые. Так можно отследить изменение цен на сырье, используя данные за завершенный месяц и прогнозируя дальнейшие изменения на основе меняющихся рыночных цен. Основные потребители этих отчетов – топ-менеджеры и руководители предприятия. Решения, которые принимаются на основе этих отчетов, имеют особенно важное значение для компании и существенно влияют на итоги ее деятельности.
  3. Периодическая (или долгосрочная) управленческая отчетность составляется ежемесячно или 1 раз в полгода. Основная ее цель – установить связь с финансовой отчетностью для отражения изменений и взаимосвязей между управленческими показателями и отчетными данными. В связи с тем, что в каждой компании есть квартальные отчеты, данный вид управленческой отчетности представляет собой исключительно стратегический и аналитический инструмент. Так как реагировать на ситуационные изменения в соответствии с финансовой отчетностью нужно ежеквартально, наиболее важной становится все же краткосрочная управленческая отчетность, отражающая изменения в динамике.

Несмотря на то что формирование отчетности определяется индивидуально самой фирмой, крайне важно составлять соответствующий график, ведь такие отчеты – неотъемлемая часть общей системы внутреннего контроля в организации.

Если своевременная обратная связь отсутствует, есть большая вероятность потери контроля со стороны руководителя. Тогда все цели утрачивают свою актуальность и остаются просто нереализованными планами, записанными на бумаге. Если нет способа оперативно узнавать, насколько эффективна деятельность организации, управляющий теряет возможность вносить коррективы, направленные на решение различных проблем. Внутренняя управленческая отчетность – важный инструмент в руках управляющего, который несет большую ответственность за достижение всех намеченных целей и выполнение всех поставленных задач.

Самым главным недостатком внутренних отчетов при традиционных подходах к их формированию является чрезмерное внимание к ошибкам вместо предоставления необходимой для топ-менеджеров информации, которая действительно позволит предпринять эффективные действия. Таким образом, и обратная связь часто направлена лишь на организацию проведений ревизии или поиск упущений, которые уже невозможно исправить, а акцент на прошлых событиях не оставляет возможности работать с перспективой.

С какими сложностями может быть связана подготовка управленческой отчетности

Эксперты в области бизнеса и менеджмента считают, что основная проблема при составлении управленческой отчетности заключается в отсутствии достаточной лояльности к такой документации со стороны как работников организации, так и в некоторых случаях со стороны управляющих и владельцев бизнеса. Часто это связано с нежеланием тратить время на формирование дополнительных отчетов, ведь компании и без этого имеют обязательства по предоставлению в госорганы определенных официальных документов, на что тоже уходит много времени и сил. Поэтому случается, что управленческую отчетность просто не воспринимают как документацию, которая действительно стоит внимания. Причем так думать может не только директор, но и сами собственники бизнеса, как уже говорилось выше. Дело в том, что зачастую руководство воспринимает такую отчетность как очередной метод для введения представителей управления (менеджмента) в заблуждение, в особенности когда возникает необходимость отвлечь внимание от каких-либо неудачных показателей производства.

Каким же может быть решение данной проблемы? Обычно аналитики советуют начать с руководящего уровня. В составлении управленческой отчетности должны быть заинтересованы в первую очередь топ-менеджеры, ведь именно они могут сформировать все необходимые локальные правовые акты, по которым другие сотрудники должны будут содействовать в формировании соответствующих документов.

Иная сложность при решении данной задачи заключается в необходимости непрерывной выработки новых подходов к интерпретации цифр, которые содержатся в отчете. Имеет место обусловленность этого факта из-за изменений в структуре производства бизнеса. При работе с бухгалтерской и финансовой отчетностью нет необходимости интерпретировать цифры, а значит, можно использовать стандартизованные формы, в которых фиксируются соответствующие показатели.

Управленческая отчетность призвана решать другие задачи. Прежде всего эти отчеты нужны самой компании, а не каким-либо государственным органам (в отличие от бухгалтерской и финансовой форм отчетности). Даже когда интерпретация цифр, которые содержатся в управленческой отчетности, при заданной структуре производства в определенный период сыграла положительную роль, нет никакой гарантии, что она будет так же полезна при условии, что характеристики тех или иных бизнес-процессов изменились.

Если в производственной сфере возникают какие-либо изменения, то составитель отчетной документации вынужден будет совершенствовать подходы к интерпретации цифровых данных. Это достаточно длительный процесс, ведь составителю скорее всего придется тратить не только свое время, но и личное время коллег, к которым он может обращаться за советом, мнением либо за некими вспомогательными показателями, которые отражают результаты деятельности предприятия.

Отличным решением данной проблемы являются налаженные коммуникации между коллегами (например, совещания, где рассматриваются текущие показатели и разрабатываются меры по их улучшению, в том числе посредством введения новых методов отчетности, таких как управленческая).

Что предполагает анализ управленческой отчетности

Крайне важно не только правильно составлять управленческую отчетность, но и верно интерпретировать полученные показатели и данные. Для лучшего и более наглядного восприятия следует использовать не только электронные таблицы, но и графические изображения (в том числе и диаграммы) с текстовыми описаниями. Будет полезным сравнительный анализ показателей текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т. д.

Цель анализа управленческой отчетности – оценка эффективности деятельности предприятия за отчетный период.

Проведение аналитической работы ведется с целью оценки:

  • расчета операционной и чистой, а также иных видов прибыли;
  • соотношения заемного капитала и собственного, возможности оплачивать взятые на себя обязательства.

Стоит пользоваться группами финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала. Они разрабатываются на базе основных потребностей управления, и их можно применять не только в совокупности, но и по отдельности.

К показателям, которые в дальнейшем планируется использовать для принятия стратегических решений, нужно относиться крайне внимательно. В тех случаях, когда при их вычислении применяются неточные данные или допущены грубые методологические ошибки, вы сильно рискуете, так как можете создать серьезные ошибки в рамках управления, которые повлекут за собой немалые финансовые трудности.

Еще один важный пункт — понимание фундаментально важных различий между российскими и международными стандартами финансовой отчетности. Дело в том, что некоторые понятия при переводе на русский язык могут быть интерпретированы по-разному (например, в Российской Федерации денежные ресурсы понимаются как средства, которые находятся в кассе предприятия или на банковском счете, а в рамках Международных стандартов к денежным ресурсам еще относят все высоколиквидные активы, которые можно перевести в валютный эквивалент). Еще одним важным отличием является способ учета: так, в РФ порой используется метод начисления, в то время как по МСФО принимается только кассовый метод.

МСФО представляет самую необходимую для управленческого учета информацию, она более оперативно и часто используется финансовыми директорами.

Когда нужна автоматизация управленческой отчетности

Приступать к автоматизации управленческой отчетности стоит тогда, когда у вас уже есть разработанные процедуры ведения учета такого рода, или же в тех случаях, когда вы можете изначально составить понятное и грамотное техническое задание для программистов, которые будут работать с выбранным программным продуктом.

Внедрение автоматизированного ведения управленческой отчетности должно быть постепенным. Начинать нужно с автоматизации учета финансов. Составлять бюджет движения финансовых средств стоит в деталях по точкам ответственности, статьям поступлений, расходов. Все это представляет собой как раз контролируемый процесс учета.

Если в компании вовсе нет управленческого учета или он находится в процессе разработки, то стоит рассмотреть подход «переход от простого к сложному».

Для грамотного составления управленческой отчетности нужно:

  • определить схему точек ответственности;
  • установить формат бюджета денежных средств, что требует грамотного выделения статей этого бюджета;
  • внести заявку на платеж.

При этом, чтобы автоматизировать систему управленческой отчетности, необязательно приобретать дорогостоящую ERP-систему. Есть большой выбор программ учета, которые позволят вам автоматизировать управленческую отчетность.

Если у вас еще нет 1С для начала автоматизации управленческой отчетности, то стоит приобрести эту программу. Она помогает автоматически отслеживать передвижения денежных средств. Разумеется, есть варианты более дорогих программ, однако нужно учитывать следующее.

  1. Вашей компании не обязательно нужен широкий спектр функций.
  2. Если в вашей организации еще не развита управленческая отчетность, то вы не сможете сразу составить грамотное техническое задание программистам. Кроме того, чем больше направлений своей бизнес-деятельности вы планируете подвергнуть учету, тем больше времени вам потребуется на соответствующие настройки.
  3. Не каждое стандартное решение, которое вам предложит консультант, подойдет именно для вашего бизнеса. Если вы хотите идти в ногу со стандартами, то вам нужно либо изменить свое производство под программу, либо подстроить программу под ваше производство, однако не все программные продукты поддаются такой обработке. К тому же для этого потребуется время.
  4. Не стоит думать, что если вы заплатили много денег известному на рынке поставщику, то успешная автоматизация вам гарантирована. В любом случае создавать техническое задание вам придется самостоятельно, так как, если составлять его будут представители компании-поставщика, вряд ли они смогут учесть все важные нюансы именно вашего бизнеса.

Когда отлаженные процедуры управленческого учета отсутствуют, составление и согласование технического задания будут требовать отработки всех аспектов вашего бизнеса с самого начала. При этом крайне важно не потратить время впустую и не застопорить весь этот процесс.

Формирование управленческой отчетности с помощью аутсорсинга

Если вы решили начать использовать в своей организации управленческую отчетность, но при этом не понимаете, с чего нужно начать, то стоит выбрать специалистов в данной сфере и поручить это дело им. Вот основные признаки, которые характеризуют настоящих профи в данной сфере.

  1. Оперативность предоставления отчетности

В случаях, когда отчетная документация предоставляется медленно и с опозданием, данные теряют актуальность. Такие отчеты не имеют ценности вовсе, ведь невозможно принять правильное решение, основываясь на данных, утративших актуальность.

В случаях, когда отчетность поступает намного позже запроса от руководителя, она не имеет ценности – задумайтесь о внедрении новой системы от другой аутсорсинговой компании.

  1. Достоверность информации

В тех случаях, когда данные подтвердить невозможно, а работники не могут объяснить, откуда берут начало те или иные цифровые данные, стоит сделать вывод – система далека от совершенства или же ею не умеют грамотно пользоваться. При любых раскладах виновны те, кто внедрял такую систему управленческой отчетности.

  1. Отчетность предоставляется в простом и понятном для восприятия формате

Чаще всего руководители не обладают таким временем, чтобы посвятить себя пониманию сложных таблиц и графиков, а также выискиванию важной информации среди лишних данных. Поэтому управленческая отчетность должна быть понятной, лаконичной и структурированной. Однако стоит помнить о том, что чрезмерная детализация так же плоха, как и лишние сведения. Таким образом, необходимо найти золотую середину.

Информация об экспертах

Евгений Кабанов, генеральный директор группы компаний «Кубаньагропрод», Краснодарский край. ГК «Кубаньагропрод» – агропромышленная вертикально интегрированная компания, контролирующая весь технологический процесс производства кормового соевого белка для сельскохозяйственных животных (закупка соевых бобов, хранение, переработка) и продажу конечных продуктов – соевого белка и соевого масла. В состав группы входят три компании в Краснодарском крае и торговое представительство в Москве. Форма организации: ООО. Месторасположение: Краснодарский край

Наталья Газизова, глава представительства компании «Epicor Scala СНГ», Москва. Компания «Epicor Scala СНГ» занимается разработкой и внедрением информационных систем автоматизации управления класса ERP, SCM (англ. supply chain management — комплексное управление материальными и информационными потоками на протяжении цепочки поставки), CRM и ESA (enterprise service automation — автоматизация сервисных компаний и проектно-ориентированного бизнеса). Компания имеет офисы в Москве, Санкт-Петербурге, Алма-Ате и Киеве. Штаб-квартира находится в Ирвине (США, штат Калифорния), офисы и филиалы расположены по всему миру. В числе корпоративных клиентов в СНГ: Novotel, Marriott, Hyatt, «Тетра Пак», ABB, Danone, CPC Foods, фабрика «Большевик», Челябинский электрометаллургический комбинат, ОАО «Светогорск», Новороссийское морское пароходство.

Павел Меньшиков, главный бухгалтер аппарата управления генерального директора компании «Мостотрест», заместитель главного бухгалтера компании «Мостотрест», Москва. Павел Меньшиков окончил Московский институт стали и сплавов (МИСиС). Эксперт по построению эффективно работающих подразделений и внедрению корпоративных информационных систем. До прихода в компанию «Мостотрест» руководил консалтинговыми проектами в разных отраслях (от сферы услуг до промышленности; выполнял заказы крупнейших индустриальных холдингов, в том числе Объединенной металлургической компании и компании «Уралкалий»). Проводит семинары по управленческому учету, документообороту и организационному развитию. Автор книги «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии. Практическое руководство для директора и бухгалтера» (М.: Добрая книга, 2010).

Похожие публикации:

  • Как получить выписку из егрп портал госуслуг Получение выписки из ЕГРП через портал Госуслуг Предыдущая статья: База ЕГРП Выписка необходима для проверки достоверности сведений об объекте недвижимости, в том числе информации о собственнике или владельце. Дорогие читатели! […]
  • Заявление на нарушение антимонопольного законодательства Нарушение антимонопольного законодательства Подборка наиболее важных документов по запросу Нарушение антимонопольного законодательства (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое). Нормативные […]
  • Свидетельство о рождении ребенка гражданство Гербовое свидетельство о смерти Где и как получить гербовое свидетельство о смерти? Как внести исправления в свидетельство и получить дубликат? Как оформить гербовое свидетельство в России, если смерть произошла за рубежом? Эти и […]
  • Страховка для начинающего Обучение в Китае, университеты и школы, китайский язык Летние каникулы в Китае 2019 г. Мы принимаем документы на летние языковые программы 2019 года. Доступны варианты как для начинающего, так и для продолжающего […]
  • Экспертиза степени износа Строительная экспертиза: назначение, проведение и результаты работ Независимая негосударственная строительно-техническая экспертиза — один из самых достоверных видов определения качества строительных работ. Она основана на […]
  • Лысина как наследство Лысина у мужчин: как избавиться от алопеции навсегда? Выпадение волос — естественный процесс, который, однако, имеет свойство усиливаться в зависимости от целого ряда факторов. В группе риска в первую очередь оказываются мужчины […]