Образец приказа по личному составу 2019

Содержание:

Как оформить приказ по личному составу

Когда понадобится приказ по личному составу

На основании норм Трудового кодекса можно сделать вывод, что работодатель обязан регистрировать в своих распоряжениях все кадровые вопросы:

  • прием на работу ( ст. 68 ТК РФ );
  • перевод на другую работу ( ст. 62 ТК РФ );
  • расторжение трудового соглашения ( ст. 84.1 ТК РФ );
  • предоставление планового отпуска или отзыв из отпуска ( ст. 116 ТК РФ );
  • отправление в командировку ( ст. 166 ТК РФ );
  • поощрение или дисциплинарное взыскание с работника ( ст. 193 ТК РФ ).

Соответствующие распоряжения являются первичными учетными документами в области труда для дальнейшего ведения трудовых книжек, карточек работников, их личных дел. Готовят их сотрудники кадровых служб, но подписывают их исключительно руководители.

Как составляются приказы по личному составу

В свое время чиновники разработали унифицированные формы для кадровых документов. С 2013 года власти отказались от обязательности их применения. То есть работодатели не обязаны, но могут пользоваться предложенными образцами. Все необходимые кадровикам формы доступны в постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 . В таблице указаны номера документов для дальнейшего использования в работе. В скобках данные о формах, используемых при издании одного распоряжения на нескольких сотрудников.

Наименование документа

Номер формы

О приеме на работу

О переводе на другую работу

О предоставлении отпуска

О расторжении трудового договора

О направлении работника в командировку

О поощрении работника

Если в организации предусмотрено составление распоряжений по унифицированным формам, в них нельзя менять первоначальные реквизиты, только добавлять новые. Например, расширять строки, уточнять данные о лицах, визирующих документ. Если же в локальных нормативных актах предприятия прописаны иные образцы, то и правила их дополнения также должны быть указаны.

Пример распоряжения о приеме на работу на основе унифицированной формы

Образец этого же распоряжения в текстовом формате

Как регистрировать и хранить распоряжения по личному составу

Даже если компания небольшая, сотрудников в ней немного, все изданные приказы по личному составу надо регистрировать в специальной книге учета.

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Петрова Ирина Сергеевна

Заявление работника от 17.01.2017

Альбертов Игнат Дмитриевич

Допсоглашение № 2 от 19.04.2017 к трудовому договору № 3 от 15.11.2016

Григорьев Василий Матвеевич

Трудовой договор № 6 от 10.05.2017

Как видно из примера, вести такой журнал очень просто. Но данные в нем должны быть точными. Тогда и отыскать нужную бумагу получится очень быстро. Кроме того, такая регистрация позволяет избежать неприятных моментов, когда документы теряются.

Сама книга учета должна быть еще до заполнения прошнурована, прошита, пронумерована. Эти меры безопасности позволят надежно сохранить кадровую документацию, которая может понадобиться не только в период работы сотрудников, но и после.

Что касается хранения распоряжений, то согласно разделу 8 Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , где представлены сроки хранения документов о работе с кадрами, вводится несколько периодов длительности хранения. 3 года должны храниться в организации сведения о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины и переписка о переводе подчиненных в другие организации. В течение 5 лет работодатель должен обеспечивать сохранность данных о командировании сотрудников, информацию о приеме, распределении, перемещении, учете работников. 75 лет хранятся в организации карточки учета приема, перевода и увольнения работников.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Расшифровка понятия «личный состав»

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  • трудоустройстве,
  • сокращении,
  • отпуске,
  • материальном поощрении,
  • дисциплинарном взыскании,
  • дежурствах,
  • переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

Смотрите так же:  Действующий уголовный кодекс республики беларусь

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

  • наименование предприятия;
  • дата открытия журнала, дата его окончания;
  • должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
  • срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

  • порядковый номер приказа, дату его выпуска;
  • номер документа, его вид, содержание;
  • ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
  • основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

Как и содержание журнала, его оформление полностью отдано на откуп составителям. Журнал допустимо формировать в простой рукописной или электронной форме. При этом, если журнал ведется на компьютере, дублировать его в распечатанном виде необязательно. Ну а если руководство компании считает необходимым ведение документа в «живом» виде, то использовать для журнала можно как простые чистые листы бумаги, так и фирменные бланки предприятия.

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец 2019

Правильно оформленный журнал регистрации приказов по личному составу очень помогает структурировать и облегчить работу кадрового специалиста. Узнайте, как вести журнал, скачайте образец оформления

Читайте в нашей статье:

Как оформить журнал регистрации приказов по личному составу

Приказы, фиксирующие распоряжения работодателя в сфере трудовых отношений, называются приказами по личному составу. В отличие от приказов по основной деятельности, регулирующих производственную, организационную, хозяйственную жизнь организации, документы по личному составу фиксируют трудовой путь работника — прием на работу, заключение договора, уход в отпуск.

Скачайте документы из статьи:

Некоторые приказы по личному составу раньше было необходимо оформлять по строгим унифицированным формам (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), например:

  • формы № Т-1, Т-1а — о приеме на работу;
  • Т-5, Т-5а – о переводе на другую работу;
  • Т-6, Т-6а – о предоставлении отпуска;
  • Т-8, Т-8а — о расторжении трудового договора;
  • Т-9, Т-9а – о направлении в командировку;
  • Т-11, Т-11а – о поощрении и т.д.

В настоящее время предприятия негосударственного сектора имеют право создавать собственные бланки документов при соблюдении всех требований законодательства.

Журнал приказов по личному составу не относится к обязательным документам, но практика показывает его важную роль в кадровом учете, поэтому опытные специалисты рекомендуют пользоваться им.

На предприятии с большим количеством персонала целесообразнее вести не просто книгу приказов по личному составу, а несколько журналов, отдельно по каждому типу документов.

Оформляется журнал регистрации следующим образом.

На титульном листе указываются точные данные организации, наименование документа, номер тома, дата начала и окончания ведения тома, ответственный за журнал.

Далее в журнале разлиновываются следующие возможные графы:

  • Порядковый номер записи в журнале.
  • Дата выпуска приказа.
  • Номер приказа.
  • Краткое содержание (иногда наименование).
  • Кем завизирован приказ.
  • Кто назначен непосредственным исполнителем документа.
  • Структурное подразделение, на которое направлен распорядительный документ.
  • Подпись получения приказа и дата.
  • Данные по исполнению.
  • Иногда дополнительно делается графа «Отметка о выдаче копии приказа работнику»: это зафиксирует выполненную обязанность работодателя выдавать копии документов сотрудникам не позднее чем через три дня с момента подачи письменной просьбы.

Журнал регистрации приказов по личному составу: образец

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Обязанность ведения журнала традиционно лежит на кадровом работнике либо другом сотруднике (например, секретаре), назначенном работодателем.

Для правильного ведения журнала регистрации необходимо помнить о следующих правилах заполнения:

  • Все записи должны быть разборчивы, легко читаемы, записи карандашом недопустимы.
  • Нумеровать документы необходимо так, чтобы не возникало разночтений и возможности создавать распоряжения «задним числом». Имеет смысл избегать дробей, за исключением тех случаев, когда приказы за один день делаются через дробь. Удобны буквенные обозначения-коды.

Электронный учет: заполнение журнала в электронной форме

Поскольку ведение журнала регистрации не регламентировано, многие кадровые специалисты пользуются электронной формой этого документа. Более того, современные программы, предназначенные для автоматизации документооборота, могут создавать журнал самостоятельно, по умолчанию. Все распоряжения работодателя автоматически фиксируются в журнале с соответствующей нумерацией. Причем в параметрах программы можно выбрать тип журнала – объединяющий все документы в одном либо несколько разных, в зависимости от типа распоряжения.

Стоит заметить, что, даже при электронном учете, в конце отчетного периода либо при передаче документов в архив, имеет смысл распечатать созданные программой журналы, соответствующим образом оформить и подшить. Если же выбран строго электронный вид журнала, необходимо позаботиться о сохранении резервной копии.

Приказ по личному составу

Все приказы по личному составу относятся к кадровому делопроизводству. Эти распорядительные документы позволяют руководству организации оперативно и своевременно управлять подчиненными.

По каким причинам создаются приказы по личному составу

Данные приказы могут касаться любых действий и обстоятельств, связанных с сотрудниками предприятия. Составляются они по самым разным поводам:

  • при приеме на работу и увольнении сотрудников;
  • при наложении дисциплинарных взысканий;
  • при награждениях и поощрениях;
  • при переводе на другую должность и т.д.

Срок действия документа

Каждый приказ по личному составу имеет строго определенный период действия, который начинается либо с даты официального выпуска документа, либо с того дня, который указан в его тексте.

Окончание приказа может быть связано с одним из нескольких основных факторов: его исполнением, истечением срока действия, отменой, а также вступлением в силу локальных нормативных актов, разделов трудовых или коллективных договоров, норм закона, которые существенно изменяют условия того или иного распоряжения директора фирмы.

Кто пишет приказ

Обычно функция по составлению кадровых приказов ложится на плечи специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря организации (в зависимости от того в чьи должностные обязанности она вписана). В любом случае, это должен быть человек, хорошо знакомый с Трудовым и Гражданским законодательством РФ.

После составления приказ по личному составу должен быть в обязательном порядке передан по подпись руководителю предприятия, поскольку он формируется всегда от его лица.

Если на предприятии действует профсоюзная ячейка, ее представитель должен также ознакомиться с документом до его выпуска (во избежание вольного или невольного нарушения прав трудящихся).

Основание для приказа

Обоснование и основание для приказа – необходимая часть написания данного вида распорядительной документации. Без оных, приказ не может быть признан документом, имеющим юридическую силу.

Смотрите так же:  Смирнова наталья валентиновна нотариус

К основанию относятся любые документы (личные заявления сотрудников, служебные и докладные записки руководителей структурных подразделений и т.д.), пункты из трудовых и коллективных договоров, а также нормы законодательства РФ.
В качестве обоснования можно привести доводы, являющиеся объективным объяснением создания того или иного распоряжения (обоснование всегда пишется после слов «В связи с…»).

Правила составления документа

С 2013 года унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов отменены, так что любые приказы теперь могут составляться в произвольной форме или по шаблону, разработанному и утвержденному в компании.

Некоторые представители предприятий предпочитают по старинке пользоваться ранее обязательными к применению образцами приказов, что, в общем, понятно – они удобны, включают в себя всю нужную информацию и не нужно думать над формой и содержанием документа.

При этом, вне зависимости от того, какой способ формирования приказа выбирается, необходимо, чтобы приказ по своей структуре соответствовал определенным параметрам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Кроме того, приказ должен содержать перечень обязательных сведений. К ним относятся:

  • название документа;
  • его номер и дата составления;
  • наименование организации, в которой он издается.

Далее идет основная часть:

  • суть распоряжения, с указанием конкретных работников, которых оно касается;
  • дата, с которой данный приказ вступает в законную силу;
  • обоснование для его формирования, т.е. словами описать конкретную причину или обстоятельства;
  • основание (здесь указывается ссылка на статью закона или на внутренний документ – акт, служебную или докладную записку).

В завершение в приказе при необходимости следует обозначить ответственных за его исполнение сотрудников (это может быть любой работник предприятия или сам директор).

Как оформить бланк

Оформление приказа по личному составу, также, как и его содержание, целиком и полностью отдается на откуп представителям предприятий и организаций. Документ можно писать на чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, причем как от руки (но только шариковой ручкой), так и на компьютере.

После того, как текст будет сформулирован, распоряжение нужно отдать на подпись директору или уполномоченному действовать от его имени сотруднику (при этом подпись должны быть только «живой» — использование факсимильных, т.е. отпечатанных каким-либо методом, автографов недопустимо).

Также с приказом под роспись должны быть ознакомлены ответственные за его исполнение лица и те работники организации, которых он касается напрямую.

Удостоверять бланк при помощи различного рода клише (т.е. печатей и штампов) на сегодняшний день не обязательно – эту норму нужно выполнять, только если она прописана во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Приказ всегда делается в одном экземпляре, но если надо, можно сделать его дополнительные копии (которые также следует заверить определенным образом).
Сформированный приказ должен быть зарегистрирован во внутреннем журнале учета документов.

Внесение изменений в приказ

После того, как приказ, касающийся работников предприятия, официально издается, вносить в него какие-то правки и коррективы нельзя.

При необходимости изменить условия того или иного действующего распоряжения, следует для начала его отметить, а затем издать новый приказ.

В каком порядке хранятся приказы по личному составу

Данные виды приказов всегда должны содержаться в строго определенном порядке, в отдельном, закрытом для доступа посторонних лиц месте, недалеко от личных дел работников. Приказы по личному составу также связываются в отдельные дела, в зависимости от их назначения и сроков хранения, при этом период хранения определяется либо нормами законодательства, либо локальными нормативно-правовыми актами компании (но не менее пяти лет).

Оформляем журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу

Он предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота компании и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  • регистрация изданных компанией кадровых документов;
  • быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  • хранение и архивирование бумаг компании.

Согласно п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 N 558) ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Тем не менее, действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Таким образом, правила заполнения и форму журнала целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, также как и корпоративный образец приказа по личному составу.

Разберемся также с вопросом: «Приказы по личному составу — это какие приказы?». Ими являются все бумаги, которые регулируют трудовые правоотношения между сотрудником и компанией: прием, увольнение, перевод работника, дисциплинарные взыскания, всех виды отпусков, служебные командировких. Распространенные примеры приказов по личному составу мы приводили, например, в статьях о предоставлении отпуска и об оплате труда.

Электронный учет кадровых документов

Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:

  1. Дата издания.
  2. Уникальный номер регистрации в программе.
  3. Краткое описание.
  4. Исполнитель.

Образец заполнения журнал приказов по личному составу в электронной форме

Бумажный учет кадровых документов

Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ учета и виды журналов. Поскольку не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.

Образец журнала учета приказов по личному составу на бумажном носителе

Образец книги регистрации приказов по личному составу о приеме на работу

Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно о приеме на работу, отдельно о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.

Сроки хранения журналов и приказов по личному составу

Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • об учебных отпусках;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Журналы хранятся столько же, сколько и документы, в них перечисленные, как правило, — 75 лет. Либо 5 лет в том случае, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2019 году

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Смотрите так же:  Договор страхование гражданской ответственности перед третьими лицами

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2019 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд. 2.2.2. ГОСТ Р 51141-98).

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

  1. О приеме сотрудника в компанию.
  2. О расторжении соглашения с сотрудником.
  3. О переводе человека на иную работу.
  4. О совмещении должностей.
  5. О предоставлении отпусков.
  6. О направлении сотрудника в командировки.
  7. О поощрениях и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1. Обычно используются формы такого типа – Т-1, Т-1а, Т-8, Т-8а и т. п.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Такие формы были утверждены 5 января 2004 года (Постановление Госкомстата № 1).

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Образец договора ренты с пожизненным содержанием с иждивением по ГК РФ, читайте здесь.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в должностных инструкциях специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

  • сотрудником отдела кадров;
  • менеджером по персоналу;
  • секретарем
  • делопроизводителями;
  • руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем журнал прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

  • количество страниц;
  • подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
  • печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

  • есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
  • есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
  • есть ли заголовок и текст, подпись;
  • есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

  • титульный лист;
  • раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
  • раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

  • название компании;
  • название документы;
  • дату, с которой начали вести журнал;
  • дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

  • ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
  • данные о документации, что является основанием для назначения работников ответственными;
  • подписи каждого такого лица;
  • данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

  • номер записи о регистрации приказа;
  • дату, номер приказа, что был утвержден;
  • разновидность приказа;
  • ФИО, табельный номер работника;
  • документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Похожие публикации:

  • Образец заявления формы р15001 Формы Р15001 и Р16001: основания предоставления и порядок заполнения Ликвидационная комиссия После решения о прекращении деятельности организации, учредители (участники), назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и […]
  • Аутсорсинг трудовой кодекс Переходим на аутсорсинг: как избежать ошибок при оформлении договора В настоящее время компании стараются как можно рациональнее подходить к осуществлению своих бизнес-процессов. В связи с этим такие инструменты, как аутсорсинг, лишь […]
  • Италия двойное гражданство Гражданство Италии Итальянское гражданство Путь к итальянскому гражданству, которое Вы получите через 10 лет, весьма не прост, поэтому в этот период мы становимся не просто консультантами, но и настоящими друзьями для наших […]
  • Когда выплачивают пособие на бирже Справка о зарплате для центра занятости Косульникова Марина | главный бухгалтер ООО «Галан» База для расчета П орядок определения размеров пособия по безработице и указанных выше стипендий прописан в Законе РФ от 19.04.1991 г. № […]
  • Реинтеграция гражданство Восстановление гражданства РФ Граждане, имевшие когда-то полноправный статус жителя Российской Федерации, могут изъявить желание восстановить свое право на полноценное проживание в России. Чтобы осуществить такую процедуру, […]
  • Агентский договор по приему платежей от юридических лиц Агентский договор по приему платежей от юридических лиц ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН О платежах и платежных системах См. о внесении изменений: Закон РК от 20.06.17 г. № 76-VI (вводятся в действие с 1 января 2020 г.) Закон РК от […]